Dokumente rechtssicher digitalisieren - das steht im GoBD

Die gute Nachricht: Die Digitalisierung von Papierbelegen ist grundsätzlich möglich, auch so, dass sie später auch vor den strengen Augen der Finanzverwaltung bestehen. Die Voraussetzung - die digitale Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen und natürlich darf durch das Einscannen der Belege weder ihre Nachvollziehbarkeit noch ihre Überprüfbarkeit beeinträchtigt werden. Wenn keine weiteren Vorschriften dagegensprechen, können die Papierbelege dann unter bestimmten Voraussetzungen auch gleich in den Aktenvernichter – wenn Erfassungs- und Archivierungsverfahren GoBD-konform sind. Gehen wir also die wichtigen Punkte durch:

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Dokumente

Grundsätzlich gilt: Elektronische Rechnungen sind auch elektronisch aufzubewahren – und zwar im digitalen Ursprungsformat. Hier gilt ebenso wie bei Papierbelegen die, im Umsatzsteuerrecht festgelegte Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die Frist beginnt dabei wie gewohnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Ein großes Thema bei digitalen Daten ist natürlich deren Veränderbarkeit. Um das Recht auf Vorsteuerabzug zu wahren, müssen elektronische Belege stets unverändert aufbewahrt werden. Ob das hardwareseitig, mit Hilfe von Software oder organisatorisch geschieht: der ursprüngliche Inhalt muss ebenso erkennbar bleiben wie etwaige Änderungen daran. Werden die elektronischen Daten in einem reinen Dateisystem vorgehalten, müssen deshalb natürlich zusätzliche Schutzmaßnahmen ergriffen werden.

Aufbewahrung reicht nicht, Daten müssen auslesbar sein

Der schnelle technologische Fortschritt bietet zahlreiche Vorteile, verlangt uns aber auch ab, ständig auf der Höhe der Zeit zu sein. Das gilt natürlich auch ganz besonders im IT-Bereich. Kommt die Betriebsprüfung, müssen die elektronischen Rechnungen ohne Wenn und Aber lesbar sein und dürfen auch durch einen Systemwechsel nicht beeinträchtigt werden. Deswegen ist es in der Praxis ratsam, neben den Daten ein entsprechendes Programm bereitzuhalten, mit dem sie ausgelesen werden können. Die Prüfer der Finanzbehörden haben das Recht, unmittelbar über die betriebsinterne Hard- und Software Einblick in die elektronischen Unterlagen zu nehmen, darin per Volltextsuche zu recherchieren oder sie maschinell auszulesen. Gut, wenn man da vorbereitet ist.

Digitalisierung muss so früh wie möglich erfolgen

Um Datenverluste auszuschließen und der Verdacht der Manipulation überhaupt nicht erst aufkommen zu lassen, sind e-Rechnungen möglichst unmittelbar nach Entstehung oder Eingang ordnungsgemäß und vollständig zu sichern. Ein Sonderfall sind hierbei E-Mails: Haben diese die Funktion eines Buchungsbelegs, eines Handels- oder Geschäftsbrief, sind sie ebenfalls in elektronischer Form aufzubewahren. Fungiert die E-Mail hingegen nur als eine Art virtueller Briefumschlag für steuerrelevante Anhänge, müssen lediglich diese Anhänge aufbewahrt werden.

So oder so: um elektronisch empfangene Rechnungen später problemlos wiederfinden, verwalten und prüfen können, müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden.

Inhaltliche Übereinstimmung und Unveränderbarkeit: Was für eingegangene Rechnungen gilt, ist auch für den steuerlich relevanten Postausgang zu gewährleisten. In der Praxis empfiehlt es sich also, zum Erstellungszeitpunkt der Rechnung den Beleg auch gleich in ein Format wie PDF oder TIFF zu speichern – und so auch eine gewisse Flexibilität zu schaffen, sollte doch einmal auf ein anderes System oder eine neue Software umgestellt werden.

Bei Thema Konvertierung in ein anderes Format ist noch zu beachten, dass immer beide Versionen unter demselben Index zu archivieren sind und die konvertierte Datei auch als solche zu kennzeichnen ist. Eine Ausnahme besteht hier nur für temporäre Zwischenspeicherungen, die im Zuge der Bearbeitung vollständig in die elektronische Buchführung einfließen. Wie schon zuvor gilt auch hier, dass es nicht zu Einschränkungen führen oder der Inhalt der Daten verändert werden darf.

Ohne Verfahrensdokumentation geht es nicht

Nutzt ein Unternehmen elektronischen Rechnungen bzw. die Digitalisierung von Papierbelegen, so ist eine Verfahrensdokumentation absolut unerlässlich. Daraus muss insbesondere hervorgehen, wie die Vorschriften der GoBD umgesetzt werden. Die Verfahrensdokumentation muss so verfasst sein, dass ein sachverständiger Dritter gut verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar ist. Ändert sich etwas an den technischen Voraussetzungen, so reicht es nicht, die Version anzupassen. Die Verfahrensdokumentation muss in der entsprechenden Version über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg aufbewahrt werden.