Ist Ihr Firmenarchiv sicher? 5 Fragen, die Sie sich stellen sollten

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Buchhaltungsunterlagen, Geschäftsbriefe oder Personalakten: Dokumente sind die Lebensader jedes Unternehmens.
Ein Verlust, beispielsweise durch Feuer oder Wasserschäden können verheerend sein.

Wissen sichern - Verlusten Vorbeugen

Anhand dieser 5 Fragen können Sie prüfen, ob es in Ihrem Unternehmen vielleicht noch Verbesserungsbedarf gibt:

Dokumente lagern - Sicherheit geht vor

Wenn Ihr Firmenarchiv diese Voraussetzungen erfüllt, ist die Lagerung Ihrer Akten und Dokumente wirklich mustergültig gelöst. Häufig beginnen die Schwierigkeiten aber schon mit dem ersten Punkt: mehrere Jahre alte Dokumente können aus verschieden Gründen nicht mehr ersetzt werden. Meist existiert also kein „Backup“. Darum ist es umso wichtiger, Akten und Unterlagen so zu lagern, dass sie möglichst gut geschützt sind.

Akten sicher lagern und dabei sparen: Best Practice Beispiele

Häufig scheitert das sichere Lagern von Akten an hohen Investitionskosten, die nötig wären, um das Unternehmensarchiv auf einen aktuellen Stand zu bringen und auch dort zu halten. Zudem fehlt in vielen Fällen schlicht der nötige Platz.

Das ging beispielsweise unserem Kunden, der
so. Weil sich IT-Kapazitäten leichter erweitern lassen als Firmenräume, entschied man sich hier für die Aktenlagerung bei FRANKENRASTER und parallel zur Einführung eines DMS Systems, in dem die wichtigen Verträge digital abgelegt sind.

Im Falle unseres Kunden
wäre der Neubau eines Archivgebäudes nötig geworden, um eine verantwortungsvolle Aufbewahrung des Firmenarchivs gewährleisten zu können. Mit spitzem Bleistift gerechnet ergab sich: aktuelle Unterlagen zu digitalisieren und eventuell noch benötigte Akten einzulagern ist deutlich günstiger als ein Neubau.

Akten lagern – so lange müssen Sie Dokumente aufbewahren

Wenn Sie Ihr Firmenarchiv verschlanken und Akten oder Geschäftsunterlagen aussortieren wollen, gibt es Aufbewahrungsfristen, die Sie beachten müssen. Standardmäßig müssen Geschäftsbriefe, Buchhaltungsunterlagen oder Lieferscheine, die mit Ihrem Unternehmen in Verbindung stehen, zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden. Also Vorsicht: lieber einmal mehr nachschauen, bevor Dokumente unwiederbringlich verloren sind, die z.B. für das Finanzamt noch von Bedeutung sein können.

Eine Übersicht über die
finden Sie hier.

Sie interessieren sich für die Dokumentenlagerung?