In 4 Schritten zu mehr Ordnung im Büro + Extratipp

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Briefe, Ordnerstapel, Zeitschriften, Notizen und Blätterhaufen, die mit der Zeit in eine bedenkliche Schieflage geraten – vielleicht erkennen Sie in dieser Beschreibung Ihr Büro wieder. Wenn nicht: Herzlichen Glückwunsch! Für alle zeigen wir heute, wie Sie in 4 Schritten für mehr Ordnung im Büro sorgen können. Die beginnen nicht, wie vielleicht vermutet, mit Aufräumen, sondern mit einem Perspektivwechsel. Tipp Nr. 5 verrät Ihnen dann, wie Sie Papierberge künftig einfach ganz vermeiden können.

1.) Nur zu Besuch

Vielleicht kennen Sie das aus anderen Situationen. Kaum verlassen wir eingeschliffene Gedankenpfade und sehen die Dinge aus einem anderen Blickwinkel, tun sich häufig ganz neue Perspektiven auf. Machen Sie sich das auch zunutze, um mehr Ordnung im Büro zu schaffen.

Wenn Sie das nächste Mal Ihr Büro betreten, halten Sie davor einen kurzen Moment inne. Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Lieferant, der neue Kollege oder ein Kunde. Was fällt Ihnen auf, wenn Sie das Büro betreten? An welchen Stellen herrscht besonders viel Unordnung? Was trägt neben den offensichtlich herumliegenden Dingen noch dazu bei, dass ein unordentlicher Eindruck entsteht? Lenken Sie Ihren Blick dazu weg vom Schreibtisch und werfen Sie auch einen kritischen Blick in und auf Regale, Schränke oder die Fensterbank.

Was Ihnen auffällt, notieren Sie stichwortartig auf einer Liste.

2.) Der Fahrplan: Das ist zu tun

Werfen Sie einen Blick auf das Ergebnis. Mit welchem Punkt wollen Sie beginnen? Am besten suchen Sie sich einen Punkt heraus, der sich unkompliziert umsetzen lässt und bei dem sich schnell ein Ergebnis sehen lässt. Das hebt die Motivation und sorgt dafür, dass der gute Vorsatz nicht gleich wieder im Sand verläuft. Hilfreich kann hier auch sein, wenn Sie sich einen Termin zum Aufräumen eintragen und einhalten, wie wenn es ein wichtiger Termin mit einem Geschäftspartner wäre. So arbeiten Sie Schritt für Schritt die bestehende Unordnung ab.

Fragen Sie sich: warum existiert dieser Stapel? Fehlt eventuell ein neuer Ordner oder anderes Büromaterial zur Ablage? Auch wenn es banal klingt: steht Ihr Papierkorb so, dass Sie Dinge direkt vom Schreibtisch aus entsorgen können? Wenn Sie den Grund für die Unordnung identifiziert haben, lässt sich das Problem häufig problemlos lösen.

3.) Kann das weg?

Wenn es ans konkrete Aufräumen und Ausmisten geht, stellen Sie sich am besten folgende Fragen:

Diese Fragen sollten Ihnen dabei helfen, die aktuellen Baustellen anzupacken und wieder Ordnung in ihr Büro zu bringen.

4.) Alles im Griff

Achten Sie einmal darauf: im Büro lauern unglaublich viele Zeitfresser, die nicht selten auch mit langen Wegen zu tun haben. Der fehlende Papierkorb ist da nur ein Beispiel von vielen. Wenn Sie jetzt Platz schaffen, macht es auch Sinn, über eine Neuordnung Ihrer Arbeitsmaterialien nachzudenken. Sinnvoll ist es, sich an der sogenannten Zugriffsregel zu orientieren:

Je öfter Sie einen Gegenstand benötigen, desto näher sollte er im unmittelbaren Umfeld platziert werden.

5.) Denken Sie groß

Mit den bisherigen 4 Tipps schaffen Sie es, wieder Ordnung in Ihr Büro zu bringen und durch sinnvoll angeordnete Arbeitsmaterialien auch noch Zeit zu sparen. Denken Sie jetzt einen Schritt weiter: müssen sich bald wieder Stapel mit Eingangspost, Rechnungen und ähnliches auf Ihrem Tisch türmen?

Stellen Sie sich deshalb folgende Fragen:

Die Antwort ist ebenso einfach wie ermutigend: Papierstapel, die mühsam auseinandersortiert werden müssen, lassen sich künftig vermeiden.

Das Stichwort hier lautet Digitalisierung. Sollten Sie sie nicht schon haben, ist es an der Zeit, über der Einführung einer ECM-Lösung nachzudenken. Vom Posteingang über Bestandsakten bis hin zu großen unhandlichen Zeichnungen und Plänen ergeben sich hier viele Vorteile für Sie:

Platzt Ihr Firmensarchiv aufgrund der stetig ansteigenden Zahl an Dokumenten aus allen Nähten, sorgt das auch nicht gerade für mehr Ordnung im Büro. Aber auch hier gibt es eine denkbar einfache Lösung: Lagern Sie die Unterlagen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist einfach aus. Sollten Sie im Verlauf dieser Zeit doch auf eine Akte zurückgreifen müssen, kein Problem. Dann wird Sie Ihnen digital oder in Papierform zur Verfügung gestellt.
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Verordnete Ordnung: das müssen Arbeitgeber beachten

Wenn es Um mehr Ordnung und Sauberkeit im eigenen Unternehmen geht, helfen klare Regeln. Je nach dem, worum es im Einzelfall geht, muss auch der Betriebsrat beteiligt werden. Sonst kann das Ringen um Ordnung auch vor dem Richter landen, wie ein relativ aktueller Fall zeigt: Hier hatte ein Arbeitgeber zahlreiche Anordnungen erlassen, von der Mülltrennung über die Menge der persönlichen Gegenstände bis hin zum Blumengießen. Weil die Unternehmensleitung den Betriebsrat nicht in die Ordnungsoffensive einbezog, musste das Arbeitsgericht Würzburg (Beschluss vom 08.06.2016, Az. 12 BV 25/15) darüber entscheiden, welche der Maßnahmen vom Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats erfasst sind.
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Den Betriebsrat mit einzubeziehen, ist auch immer eine gute Idee, wenn es um die Digitalisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen geht. Eine rechtzeitige und offene Kommunikation des Nutzens für alle Beteiligten steigert nicht nur die Akzeptanz der Maßnahmen. Im Falle der elektronischen Personalakte beispielsweise führt generell kein Weg an der Arbeitnehmervertretung vorbei.