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Wir wissen, dass sich im Vorfeld der Digitalisierung von Personalakten viele Fragen ergeben. In unserem FAQ haben wir für Sie schon jetzt häufig auftauchende Themen kurz und knapp zusammengefasst:
Während der Digitalisierung benötige ich eine Akte. Können Sie das leisten?
Auch während der Digitalisierungsphase ist der Zugriff auf eine bestimmte Akte kein Problem. Aufgrund unserer Arbeitsstruktur können wir jederzeit den Standort eines Dokuments ermitteln. Ein Anruf, eine Mail oder ein Fax von Ihrem vorher bestimmten Ansprechpartner genügt. Die Akte wird dann aus dem Hochsicherheitsarchiv entnommen und steht Ihnen schon wenig später digital zur Verfügung oder wird Ihnen per Post zugeschickt.
Wir haben uns für ein bestimmtes System entschieden. Können Sie uns die Daten im entsprechenden Format zur Verfügung stellen?
Ja, wir realisieren für jeden Kunden die Lösung, die zu seinem System passt. Unsere IT erstellt je nach Anforderung entsprechende Export-Datensätze, bei dem es sich häufig um .xml Dateien handelt. Natürlich sind auch andere Formate möglich. Die genauen Anforderungen werden gemeinsam im Vorfeld des Projekts ermittelt.
Nach der Digitalisierung benötige ich die meisten Unterlagen nicht mehr. Welche Möglichkeiten können Sie mir anbieten?
FRANKENRASTER kann Ihnen grundsätzlich zwei Möglichkeiten anbieten: Müssen die Dokumente aufgrund gesetzlicher Bestimmungen aufbewahrt werden, können wir sie in unserem Hochsicherheitsarchiv in Buchdorf einlagern. Moderne Sicherheitstechnik, Videoüberwachung im Gebäudeumfeld und streng limitierter Zutritt nur für berechtige Mitarbeiter bieten den Schutz, den hochsensible Dokumente wie Personalakten benötigen.
Ist die Aufbewahrung von Dokumenten durch die Digitalisierung überflüssig geworden, übernehmen wir gerne nach schriftlicher Freigabe die datenschutzkonforme Vernichtung der Unterlagen für Sie.
Ich möchte die Daten zur Digitalisierung nicht außer Haus geben, sondern vor Ort scannen. Bieten Sie diesen Service an?
Selbstverständlich bieten wir Ihnen auch diese Möglichkeit an. In beiden Fällen garantiert FRANKENRASTER jedoch die Einhaltung strengster Datenschutzbestimmungen. So erfolgt z.B. der GPS-protokollierte Transport in verplombten und verschlossenen Transportcontainern. Auch während der Projektphase in Buchdorf sind Ihre Dokumente hochsicher gelagert und vor fremden Zugriffen geschützt.
FRANKENRASTER ist TÜV-zertifiziert nach ISO/IEC 27001 und DIN ISO 9001. Was bedeutet das für die Sicherheit meiner Daten?
FRANKENRASTER hat ein umfassendes Sicherheitskonzept, bei dem Datenschutz und Datensicherheit im Mittelpunkt stehen. Das beginnt bei der kritischen Auswahl der Mitarbeiter und umfasst alle Unternehmensbereiche von der technischen Ausstattung, der IT über die Arbeitsprozesse bis hin zu unserem Hochsicherheitslager. In regelmäßigen Audits wird die Einhaltung von externen Auditoren nach strengen Kriterien geprüft.
Müssen wir die Personalakten vor Beginn des Digitalisierungsprojekts irgendwie bearbeiten?
Nein, das können Sie vom Einpacken der Akten über die Logistik bis zur Digitalisierung ganz beruhigt uns überlassen. Vor dem Scannen werden bei uns alle Unterlagen entklammert sowie Gummiringe, Büroklammern und Klebezettel entfernt.
Im Rahmen der Digitalisierung unserer Personalakten soll die Aktenstruktur angepasst und vereinheitlicht werden. Geht das?
Ja, kein Problem. Vor dem Scannen der Personalakte wird jede Akte aufgelöst und anschließend digitalisiert. Danach erfolgt die Klassifizierung der Dokumente, also die Zuordnung in verschiedene Dokumentenarten. Diese Zuordnung bestimmen Sie im Vorfeld selbst – und damit die Struktur Ihrer neuen Akte. Für unsere Kunden haben wir schon Klassifizierungen von bis zu 180 verschiedenen Dokumentenarten in verschiedenen Sprachen vorgenommen.
finden Sie hier.
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