FRANKENRASTER gewährleistet Elementarsicherheit für 500 Aktenordner und stellt digitalisierte Daten on-Demand zur Verfügung
Als Hersteller von medizinischen Instrumenten muss die Gebrüder Zepf Medizintechnik GmbH strenge Kundenanforderungen erfüllen. Eine davon ist die Aufbewahrungspflicht wichtiger Dokumente und Unterlagen mit einer Frist von 30 Jahren. Dies stellt zum einen ein Lagerplatzproblem dar. Zum anderen muss bei der Einlagerung vor allem die Elementarsicherheit der Unterlagen, also der Schutz vor Schäden durch Feuer, Wasser und Diebstahl gewährleistet werden. Die Gebrüder Zepf Medizintechnik GmbH entschied sich daher, die Aktenordner bei einem externen Dienstleister einzulagern und einen Teil der Unterlagen zum Aufbau eines elektronischen Archivs direkt einscannen und digitalisieren zu lassen.
"Zur Lösung unseres Papierproblems haben wir uns dafür entschieden, unsere Aktenordner zum einen physikalisch auszulagern und bei einem Dienstleister sicher aufbewahren zu lassen. Zum anderen wollten wir einen Teil der Akten zum Aufbau eines elektronischen Archivs einscannen lassen", erklärt Markus Lippoth von der Gebrüder Zepf Medizintechnik GmbH.
Auf Empfehlung durch die Firma Comretix, einem ELO Business-Partner, haben wir uns für die FRANKENRASTER GmbH in Buchdorf entschieden."
Projektablauf
Die 500 Ordner wurden von der FRANKENRASTER zunächst abgeholt. Der Transport erfolgte in geschlossenen Containern, der komplette Transport wurde von FRANKENRASTER dokumentiert. Anschließend wurden 100 Ordner direkt gescannt. Der Inhalt eines Ordners stellt digital jeweils eine Datei dar. Als Indexdaten für die Datei wurde jeweils die Ordnerrückenbeschriftung erfasst und verknüpft. Somit ist eine schnelle und bequeme Recherche in den Ordnern auch digital möglich. Die eingescannten und indexierten Daten wurden der Gebrüder Zepf Medizintechnik GmbH auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt.
Die Ordner mit den Originalen wurden von der FRANKENRASTER dokumentengerecht eingelagert. Bei der Lagerung war die Elementarsicherheit der Unterlagen von besonderer Wichtigkeit. FRANKENRASTER bietet mit seinem Lagerhallenneubau die optimalen Bedingungen zur sicheren Einlagerung. Das Gebäude verfügt über eine moderne Brandschutz- und Brandmeldeanlage. Temperatur und Luftfeuchtigkeit werden konstant gehalten. Durch eine moderne Beleuchtungsregelung werden die eingelagerten Dokumente so wenig wie möglich dem Licht ausgesetzt. Die Lagerhalle ist wie das gesamte Firmengelände der FRANKENRASTER videoüberwacht. Zutritt erfolgt nur über einen Kontrollmechanismus. Auf die eingelagerten Ordner kann der Kunde bequem on-Demand zugreifen und bekommt angefragte Unterlagen von der FRANKENRASTER innerhalb kürzester Zeit im gewünschten Format zur Verfügung gestellt. Online können Unterlagen schon ab 15 Minuten an den Kunden gemailt werden.
Zunächst haben wir von den 500 eingelagerten Ordnern 100 Ordner direkt einscannen lassen. Im Laufe der Zeit haben wir weitere 30 bis 40 Ordnern auf Anfrage scannen lassen. Dies funktioniert problemlos", sagt Markus Lippoth. "Wir würden uns wieder für die FRANKENRASTER entscheiden."
Über die Gebrüder Zepf Medizintechnik GmbH
Die Gebrüder Zepf Medizintechnik GmbH ist ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit 50 Mitarbeitern. Der Familienbetrieb stellt seit 65 Jahren, mittlerweile in zweiter Generation, Medizintechnik her.
