Je nach gewünschter Anwendung, Firmengröße und sogar je nach Dokumentenart kann die Antwort auf die Frage „selbst scannen oder digitalisieren lassen?“ eine andere sein. Deswegen soll es heute auch keinen Rundumschlag geben, sondern wir wollen heute für Sie einmal ganz konkret einen genaueren Blick auf die Digitalisierung der Personalakte werfen. In den vergangenen Jahren setzt sich in den Personalabteilungen immer mehr die digitale Personalakte durch, schließlich bildet sie die notwendige Basis für effizientes und zukunftsorientiertes HR-Management.
Sonderfall digitale Personalakte
Beim Thema Digitalisierung ist die Erstellung einer elektronischen Personalakte ein Sonderfall. Personalakten bestehen aus vertraulichen Unterlagen, die sehr sorgfältig aufbewahrt und unbedingt vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt werden müssen.
Auch wenn der Gedanke naheliegt, ist eine Digitalisierung innerhalb des Unternehmens z.B. in der Poststelle darum nicht ohne weiteres möglich. In den HR-Abteilungen selbst existieren meist weder die nötige technische Ausstattung noch fachlich geschultes Personal, das die Digitalisierung fachlich kompetent und wirtschaftlich erledigen kann.
Der Erwerb des nötigen Equipments sowie des Know-hows sind nicht zu unterschätzende Faktoren, die die Wirtschaftlichkeit des Digitalisierungsprojekts in Eigenregie häufig zumindest fraglich erscheinen lassen. Zuletzt stellt sich noch die Frage was mit den teuren Geräten nach Abschluss des Projekts passieren soll. Deshalb ist in diesem Fall ein Digitalisierungsdienstleister meist tatsächlich eine gute Wahl, wenn in der Personalabteilung der Umstieg auf die elektronische Personalakte ansteht.
Welchen Scandienstleister für die Digitalisierung von Personalakten wählen?
Die Auswahl an Digitalisierungsdienstleistern ist groß. Auf Grund der besonderen Datenschutzbestimmungen, die für Personalakten gelten, ist jedoch nicht jeder Anbieter geeignet. Wir haben Ihnen einen kleinen Fragenkatalog zusammengestellt, der Sie bei der Auswahl eines geeigneten Scandienstleisters für die Digitalisierung Ihrer Personalakten unterstützen soll.
Inhouse oder beim Digitalisierungsanbieter scannen lassen – diese Möglichkeiten haben Sie
Wenn Sie Ihre Personalakten zwar digitalisieren wollen, aber sie auf Grund von Sicherheitsbedenken das Unternehmen nicht verlassen sollen, bedeutet das nicht zwangsweise, dass Ihnen nur die Möglichkeit bleibt, Ihre Akten selbst zu scannen.
Verschiedene Digitalisierungsdienstleister bieten neben der Verarbeitung in den eigenen Produktionsräumen auch die Möglichkeit, vor Ort bei Ihnen im Unternehmen zu digitalisieren. Auf Grund des höheren Aufwands gestaltet sich diese Variante jedoch meist kostenintensiver.
Scannen, Lagern, Archivieren – Das bietet FRANKENRASTER
FRANKENRASTER hat mehr als 20 Jahre Erfahrung bei der Digitalisierung von sensiblen Dokumenten aus dem Personalbereich, aber auch aus anderen Bereichen wie etwa der Luftfahrt oder dem Gesundheitswesen.
Hier erfahren Sie mehr rund um die Digitalisierung Ihrer Personal- und Bewerberakten.
Nach der Digitalisierung benötigen Sie Ihre analogen Personalakten nicht mehr, müssen diese aber auf Grund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen trotzdem vorhalten? Erfahren Sie hier mehr über die Möglichkeit zur Einlagerung Ihrer Akten.
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