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Das Jahr geht zu Ende und damit steht alle Jahre wieder die Aufgabe an, alte Belege, Quittungen oder Korrespondenzen auszusortieren und so meist dringend benötigten Platz zu schaffen. Für viele Dokumente gelten gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfristen, das heißt: beim Aussortieren und Vernichten sollte sehr sorgfältig vorgegangen werden.

Wir geben einen kurzen Überblick darüber, was zu Beginn des Jahres 2017 in den Aktenvernichter darf und welche Unterlagen Sie auch künftig dringend aufbewahren sollten.

Grundsätzlich gilt: die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem z.B. ein Geschäftsbrief versendet, der letzte Eintrag ins Geschäftsbuch gemacht oder das Inventar erstellt wurde.

Diese Fristen gelten

Für Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher gilt diese Aufbewahrungsfrist und zwar unabhängig davon, ob die Unterlagen auf Papier oder digital vorliegen.


So lange müssen z.B. abgesandte oder empfangene Handelsbriefe aufbewahrt werden.

Sechs oder zehn Jahre – so lange müssen Unternehmen Dokumente aufbewahren


Für das anstehende Aussortieren der Unterlagen ergeben sich also folgende Fristen:

2010: Handels- und Geschäftsbriefe, die Sie bis zum 31. Dezember 2010 erhalten haben oder Durchschriften versandter Geschäftsbriefe, die bis zu diesem Datum entstanden sind, können Sie aussortieren.

2006: Bücher und Aufzeichnungen, die bis zum 31. Dezember 2006 oder davor angefertigt worden sind, dürfen jetzt in den Aktenvernichter. Auch Bilanzen oder Lageberichte, die vor diesem Datum entstanden sind, müssen nicht länger aufbewahrt werden.

Eine
bietet z.B. der Bund der Steuerzahler Hessen e.V.

Lieber nicht aussortieren – das sind die Ausnahmen


Eine Ausnahme besteht allerdings dann, wenn alte Unterlagen doch noch für das Finanzamt interessant sein könnten. Das kann der Fall sein











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