-Das Jahr geht zu Ende und damit steht einmal mehr die Aufgabe an, alte Belege, Quittungen oder Korrespondenzen auszusortieren und so dringend benötigten Platz zu schaffen. Für viele Dokumente gelten gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfristen, das heißt: beim Aussortieren und Vernichten sollte sehr sorgfältig vorgegangen werden.

Wir geben einen kurzen Überblick darüber, was zu Beginn des Jahres 2018 in den Aktenvernichter darf und welche Unterlagen Sie auch künftig dringend aufbewahren sollten.

Grundsätzlich gilt dabei: die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Geschäftsbuch erstellt wurde. War das 2007 der Fall, kann es am 01.01.2018 vernichtet werden, da die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher 10 Jahre beträgt.

Diese Aufbewahrungsfristen gelten

10 Jahre - Für Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Das ist unabhängig davon, ob die Unterlagen auf Papier oder in digitaler Form vorliegen.


6 Jahre
- Als Faustregel können Sie sich merken: sechs Jahre müssen Dokumente aufbewahrt werden, die nicht als Buchungsgrundlage dienen, z.B. abgesandte oder empfangene Handelsbriefe.

Wenn Sie unsicher sind, was die Aufbewahrung bestimmter Dokumente betrifft, heben Sie diese lieber 10 Jahre auf, so sind Sie ganz bestimmt auf der sicheren Seite.

Sechs oder zehn Jahre – so lange müssen Unternehmen Dokumente aufbewahren


Für das anstehende Aussortieren der Unterlagen ergeben sich also folgende Fristen:

2011: Handels- und Geschäftsbriefe, die Sie bis zum 31. Dezember 2011 erhalten haben oder Durchschriften versandter Geschäftsbriefe, die bis zu diesem Datum entstanden sind, können Sie aussortieren.

2007: Bücher und Aufzeichnungen, die bis zum 31. Dezember 2007 oder davor angefertigt worden sind, dürfen jetzt in den Aktenvernichter. Auch Bilanzen oder Lageberichte, die vor diesem Datum entstanden sind, müssen nicht länger aufbewahrt werden.

Eine
bietet z.B. der Bund der Steuerzahler Hessen e.V.

Lieber nicht aussortieren – das sind die Ausnahmen


Eine Ausnahme besteht allerdings dann, wenn alte Unterlagen doch noch für das Finanzamt interessant sein könnten. Das kann der Fall sein

- bei vorläufigen Steuerfestsetzungen

- bei begonnenen Außenprüfungen

- wenn z.B. steuerstrafrechtliche Ermittlungen anhängig sind

- nach einer Außenprüfung mit einem Rechtsbehelfsverfahren zu rechnen ist

Es gibt aber noch weitere Dokumente, für die längere Aufbewahrungsfristen gelten:

30 Jahre sollten Sie folgende Arten an Dokumenten aufbewahren:

- Prozessakten

- Mahnbescheide

- Urteile

Keinen geregelten Vernichtungszeitpunkt gibt es für:

- Unterlagen zur Rentenberechnung (ebenfalls: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen)

- Abschlusszeugnisse

- Ärztliche Gutachten

- Sterbeurkunden von Familienangehörigen

- Ausbilungsurkunden

- Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden

Auch oder gerade weil es hier keine geregelten Aufbewahrungsfristen gibt, sollten diese Dokumente nie aussortiert werden, sondern ein Leben lang aufbewahrt werden.

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