Schon bald ist wieder ein Jahr vorüber und damit auch die Aufbewahrungsfrist einiger Dokumente in Ihrem Archiv. Falls Sie unsicher sind, welche das sind, verschaffen Sie sich hier einen Überblick.

Welche Unterlagen Ende des Jahres aussortiert werden dürfen, sollte genau überprüft werden. Denn vernichtet sind sie schnell, wieder rückgängig gemacht werden kann das in den meisten Fällen jedoch nicht so einfach. Wer seine Dokumente hingegen weit über den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum hinaus aufbewahrt, der verschenkt unnötig kostbare Nutzfläche oder weiß bald nicht mehr, wohin mit all den Akten. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir für Sie recherchiert, welche Aufbewahrungsfristen für Sie als Unternehmer gelten.

6 Jahre Aufbewahrungsfrist

Geschäftspapiere, Unterlagen mit Beweisfunktion für mögliche Streitigkeiten, empfangene Handelsbriefe und Kopien bzw. Durchschläge versendeter Handelsbriefe. Zusätzlich 6 Jahre aufzubewahren sind sämtliche andere Unterlagen von kaufmännischer oder steuerlicher Bedeutung.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist

Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Konzern-, Jahres-, sowie Einzelabschlüsse, Lageberichte und Konzernlageberichte. Außerdem Arbeitsanweisungen, sonstige Organisationsunterlagen und Buchungsbelege. Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.

dauerhafte Aufbewahrung

In erster Linie betrifft die dauerhafte Aufbewahrung die öffentliche Verwaltung. Sie bezieht sich auf Gerichtsurteile, Baupläne, Luftfahrtunterlagen, Maschinenbauakten, Personenstandsbücher und Grundstücksunterlagen. Dennoch ist es mittlerweile generell üblich, Unterlagen wie Gesellschafterverträge, Grundstücksunterlagen, Baupläne, Patente oder Personalakten dauerhaft aufzubewahren. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Dokumente zu einem schwebenden Verfahren gehören. Hierzu zählen beispielsweise eine Strafermittlung, eine laufende Betriebsprüfung, für die Akten relevant sind oder eine vorläufige Steuerfestsetzung. Auch in solchen Fällen müssen die zugehörigen Dokumente weiterhin archiviert bleiben. Falls Sie sich unsicher sind, ob ein bestimmtes Dokument vernichtet werden darf oder nicht, ziehen Sie im Zweifelsfall einen Steuerberater zu Rate.

Fazit

Ausgenommen die öffentliche Verwaltung, dürfen alle Unternehmensunterlagen aus dem Jahre 2008 und älter vernichtet werden. Für die Aufbewahrungsfrist geltend ist nicht das genaue Datum, sondern nur das Erstellungsjahr eines Dokuments. Eine Sonderregelung gibt es bei Buchungsbelegen: Hier zählt nicht das Erstellungsdatum, sondern wann die Buchung ausgeführt, bzw. der Jahresabschluss erstellt wurde.

Zusätzlich erhalten Sie hier eine Liste der IHK-Essen, welche Unterlagen zum 01.01.2019 nicht mehr aufbewahrt werden müssen.

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