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Tim Gouw via pexels.com (CCO)[/caption]

Kaum ist eine neue Stelle ausgeschrieben, flattern Bewerbungsunterlagen ins Haus. Waren früher noch Mappen aus Papier der Regelfall, sind es heute vielerorts fast nur noch Bewerbungen per E-Mail. In vielen Unternehmen werden die Bewerbungsunterlagen auch noch aufbewahrt, wenn sie ihren Zweck schon längst erfüllt haben und nicht mehr gebraucht werden. Doch das ist rechtlich nicht zulässig. Für Zeugnisse, Lebenslauf, Anschreiben und Co. existieren gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfristen.

Weil Bewerbungen schon rein von ihrem Inhalt her viele personenbezogene Daten enthalten, richten sich die Aufbewahrungsfristen nach dem Bundesdatenschutzgesetz. § 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG regelt, dass Daten gelöscht werden müssen, „sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist“.

Werden Bewerberdaten gespeichert, ist der Zweck die Besetzung der ausgeschriebenen Stelle. Ist ein passender Bewerber gefunden, fällt der Zweck der Speicherung, nämlich die Neubesetzung, weg. Damit sind die Bewerbungen dann zu löschen oder zurückzugeben – eigentlich.

Gerechtfertigte Aufbewahrungsfrist


Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens darf ein Unternehmen die Bewerbungsunterlagen trotzdem noch aufbewahren, um sich gegen eventuelle Diskriminierungsvorwürfe zu wehren. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet die Diskriminierung von Bewerbern u.a. wegen der Hautfarbe, dem Geschlecht oder dem Alter. Fühlen sich Bewerber durch die Absage diskriminiert, so können sie Entschädigungs- oder Schadenersatzansprüche geltend machen. Nach § 15 Abs. 4 AGG müssen diese innerhalb von zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung geltend gemacht werden.

Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse löschen bzw. vernichten


Ist diese Frist verstrichen, sind alle Bewerberdaten zu löschen, so dass die Daten unkenntlich gemacht sind und nach ihrer Löschung auch nicht mehr anderweitig existieren. Alle Teile der Bewerbung wie etwas Zeugnisse, das Anschreiben oder der Lebenslauf sind aus dem E-Mail-Postfach zu löschen bzw. die Papierunterlagen datenschutzkonform im Aktenvernichter zu vernichten.

Längere Aufbewahrungsfristen? Nur mit schriftlicher Einwilligung!


Möchte ein Arbeitgeber personenbezogene Daten längerfristig speichern, um einen Kandidaten auch für künftige Stellenangebote zu berücksichtigen, muss der Kandidat dem ausdrücklich zustimmen. Die Einwilligung dazu sollte aus Nachweisgründen am besten schriftlich erfolgen. Das kann so aussehen, dass Sie bei der Erfassung eines Bewerbers in Ihrem System explizit seine Einwilligung zur längerfristigen Speicherung einholen. Ebenso können Sie einen Bewerber während eines laufenden Bewerbungsprozesses oder im Anschluss daran anschreiben und sich so die Einwilligung einholen.

Bewerbungen richtig aufbewahren


Aufgrund der vielen personenbezogenen Daten dürfen Bewerbungsunterlagen, ebenso wie Personalakten, nur denjenigen Personen zugänglich gemacht werden, die notwendiger Weise mit Personalangelegenheiten betraut sind. In kleinen Unternehmen ist das meist der Geschäftsführer selbst, in größeren Firmen existiert häufig eine Personalabteilung. Auch direkte Vorgesetzte, die künftig mit einem Bewerber zusammenarbeiten sollen und deshalb am Auswahlprozess beteiligt sind, dürfen Einsicht in die Bewerbungsunterlagen nehmen.

Als dritte Personengruppe hat auch der Betriebsrat das Recht, Einsicht in die Bewerbungsunterlagen zu nehmen. § 99 Abs. 1 1 BetrVG sieht vor, dass der Arbeitgeber dem Betriebsrat bei geplanten Einstellungen die Bewerbungsunterlagen vorzulegen hat.

Bewerbungen und Personalakten – Datenschutz ist das A und O


Aufgrund des sensiblen Inhalts ist die Einhaltung des Datenschutzes bei Bewerbungsunterlagen und Personalakten von höchster Wichtigkeit, egal ob es um die Aufbewahrung, den Umgang oder die Einsicht in dieselben geht. Überwacht wird dies, ab einer gewissen Firmengröße, durch den Betriebsrat und zum anderen durch einen Datenschutzbeauftragten. Dieser hat nach § 4 g Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die Aufgabe, für dessen Einhaltung zu sorgen.

Datenschutz- und Datensicherheit auch bei der Digitalisierung


Wie wir gezeigt haben, dürfen die datenschutzgerechte Aufbewahrung und Vernichtung von Bewerbungen und Personalakten nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Wenn Sie über die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse und damit auch der Personalakten nachdenken, gilt das natürlich ganz besonders.

Wenn Sie sich entscheiden, dafür mit einem Scandienstleister zusammenzuarbeiten, sollten Sie deshalb besonders auf seine Zertifizierungen in Sachen Datenschutz und Datensicherheit achten. Fragen Sie danach, ob Sie den Betrieb besichtigen und sich vor Ort ein Bild machen können, wie dort gearbeitet wird und welche Schutzmechanismen auch im Arbeitsalltag angewandt werden.

Sicherheit und Datenschutz bei FRANKENRASTER


Die Themen Datenschutz und Sicherheit werden bei FRANKENRASTER großgeschrieben. Als eines von wenigen Unternehmen in Deutschland nach der strengen internationalen Datenschutznorm DIN/ISO 27001 sowie nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert.

Ein externer Datenschutzbeauftragter bildet dabei eine zusätzliche Kontrollinstanz und sorgt dafür, dass wir in Sachen Sicherheit, Qualitätsmanagement und Datenschutz immer auf dem Laufenden sind.

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