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Personalakten dienen in erster Linie dazu, Informationen zum Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schriftlich festzuhalten. Trotz ihrer zentralen Stellung im Arbeitsleben gibt es keine gesetzliche Regelung zu Inhalt und Form der Personalakten. Lediglich das
regelt die Definition der Personalakte:

„Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten.“


Wie die Akten hinsichtlich der Einträge gestaltet werden, ist der jeweiligen Personalabteilung freigestellt. Welche Dokumente schließlich in die Personalakte aufgenommen werden, bestimmt ebenfalls der Arbeitgeber. Wichtig dabei ist, dass es nur Dokumente sein dürfen, die auch für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind. Zulässige Unterlagen können z.B. sein:





















Verbindliche Richtlinien existieren allerdings hinsichtlich der

Aufbewahrungsfristen von Personalakten

Die regelmäßige Verjährungsfrist von Ansprüchen ehemaliger Arbeitnehmer endet nach drei Jahren. Um zum Beispiel eventuellen Schadenersatzansprüchen zu begegnen, müssen Personalakten dementsprechend lange aufbewahrt werden. Ansprüche arbeitsrechtlicher Natur, wie zum Beispiel die Aushändigung eines Arbeitszeugnisses, verjähren ebenfalls nach drei Jahren.


. Damit wird sichergestellt, dass Steuerbehörden sowie Sozialversicherungsträger bei Betriebsprüfungen oder Lohnsteuer-Außenprüfungen auf die Dokumente zugreifen können.



Hier haben wir für Sie eine Kurzübersicht wichtiger Dokumentenarten und deren Aufbewahrungsfristen zusammengestellt:





Arbeitsrecht



3 Jahre










Lohnsteuer



6 Jahre












Personalakten richtig aufbewahren


Laut Bundesdatenschutzgesetz muss der Arbeitgeber geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Personalakten seiner Mitarbeiter vor den unbefugten Zugriffen Dritter zu schützen.

Zugang zur Personalakte dürfen nur die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung sowie die Vorgesetzten des Mitarbeiters haben.

Wenn es aus organisatorischen Gründen nötig ist, Teile der Personalakte an verschiedenen Betriebsstandorten aufzubewahren, so muss in der Stammakte ein entsprechender Verweis darüber stehen. Wenn dafür das Scannen oder Kopieren von Unterlagen nötig wird, darf das nur nach vorheriger Genehmigung durch den Arbeitnehmer bzw. den Betriebsrat erfolgen.

Neben der Hauptakte kann es eine so genannte Beiakte oder Sonderakte geben. Sehr sensible Unterlagen wie über Krankheiten, Gerichtsurteile, Betriebliches Eingliederungsmanagement nach § 84 Abs. 2 SGB IX usw. werden hier gegebenenfalls im verschlossenen Kuvert aufbewahrt, damit diese Unterlagen bei der Bearbeitung möglich selten aufscheinen.

Haben Sie sich für die Einführung einer elektronischen Personalakte entschieden, haben Sie bei FRANKENRASTER die Möglichkeit, Ihre Papierakten im firmeneigenen Hochsicherheitsarchiv einlagern zu lassen. Trotz der Einlagerung haben Sie jederzeit Zugriff auf die Akte. Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, neu hinzukommende Dokumente digitalisieren und der Akte hinzufügen zu lassen. Ein Beispiel für die externe Lagerung und Digitalisierung finden Sie in dem gemeinsamen Projekt von FRANKENRASTER und dem
.

Personalakten richtig vernichten


Sind die Aufbewahrungsfristen der Personalakte abgelaufen, muss die sichere Vernichtung der Personalakte sichergestellt werden. Papierakten müssen datenschutzgerecht vernichtet werden, damit sie nicht mehr wiederhergestellt werden können. Eine Übersicht über die verschiedenen Stufen für das sichere Vernichten von Datenträgern bietet die DIN 66399.

Bei FRANKENRASTER sorgen wir für die datenschutzkonforme Vernichtung Ihrer Personalakten. Die Vernichtung wird durch ein Zertifikat bestätigt, das dann auch die Nachvollziehbarkeit sicherstellt.



Haben Sie Fragen zur Digitalisierung, der elektronischen Personalakte, zur Aufbewahrung oder Einlagerung Ihrer Personalakten im Hochsicherheitslager von FRANKENRASTER? Wir beraten Sie gerne.


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