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Die elektronische Akte hat sich nicht nur in der öffentlichen Verwaltung vielerorts schon fest etabliert. Das ist nicht nur dem stetig steigenden Aufkommen an digitalen Originalen geschuldet. Die Zahl der elektronisch ausgefüllten Formulare, E-Mails und Dokumente steigt ständig weiter an.

Auch die gesetzlichen Vorgaben zu Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in Unternehmen tragen dazu bei, dass die e-Akte immer weitere Verbreitung findet.

Definition der e-Akte


Die e-Akte ist der zentrale Sammelort für alle Informationen, die im Laufe eines Verwaltungsvorgangs entstehen. So bündelt die e-Akte ganz unterschiedliche Dokumententypen wie Textdokumente, Scans oder E-Mails.

Um eine intuitive Bedienung zu ermöglichen, gleichen e-Akten in ihrem Erscheinungsbild und ihren Strukturmerkmalen üblicherweise den physischen Akten, wie man sie in jeder Verwaltung findet.

Anders als bei der einfachen Ablage der Dokumente bieten Ihnen die ECM-Systeme verschiedener Hersteller die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Revisionssicherheit von elektronischen Geschäftsunterlagen. Die Revisionssicherheit betrifft neben dem digitalen Archiv das gesamte Aufbewahrungsverfahren. Sie fordert eine Unveränderlichkeit der Daten, eine vollständige, richtige und zeitgerechte Erfassung sowie eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation. Außerdem muss die Reproduzierbarkeit der Dokumente in der entsprechenden Reihenfolge über die gesamte Zeit der gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflicht gewährleistet werden.


Vorteile der e-Akte


Die Vorteile der elektronischen Akte sind vielfältig. Die wichtigsten haben wir Ihnen hier zusammengestellt:




Die e-Akte erleichtert beispielsweise die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Mittels eines ECM-Systems lässt sich Revisionssicherheit herstellen und dank differenzierter Zugriffsberechtigungen können Daten auch zuverlässig geschützt werden.




Ob im Büro oder im Außendienst: auf e-Akten kann immer und überall zugegriffen werden. Durch die zentrale Ablage der Daten ist der Kenntnisstand bei allen Beteiligten gleich, egal wo die beteiligen Kollegen arbeiten.




In vielen Verwaltungen sind Platzprobleme ein ständiger Begleiter. Die e-Akte hilft dabei, den Platz, der bisher für die Lagerung eines Archivs vorgehalten werden musste, wertschöpfend zu nutzen.




Ortsunabhängiger Zugriff, gleichzeitige Bearbeitung und umfangreiche Suchfunktionen machen den Umgang mit e-Akten effizient. Bisher zwingende Durchlaufzeiten fallen weg und ermöglichen so auch flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice.


Die Einführung der e-Akte


Um die Einführung der elektronischen Akte zu einer Erfolgsgeschichte zu machen, gibt es einige bewährte Ratschläge:






Die Implementierung der e-Akte in der Verwaltung betrifft sehr viele Prozesse und Fachverfahren. Deshalb führt kein Weg an einer detaillierten Planung und professionellem Projektmanagement vorbei. Die Einführung betrifft Organisation und Technik gleichermaßen, weshalb gemeinsam Strategie und Rahmenbedingungen festgelegt werden müssen.






Zu einer umfassenden Planung gehört auch, sich Gedanken darüber zu machen, wie papiergebundene Dokumente am besten in die e-Akte gebracht werden können. Sie können die Unterlagen in der Verwaltung oder Poststelle digitalisieren, oder diese Aufgabe an einen Dienstleister vergeben, der sich auf das Akten Scannen spezialisiert hat. Achten Sie bei der Auswahl des Dienstleister darauf, dass dieser den Schutz Ihrer Daten und Dokumente garantieren kann und fragen Sie auch nach entsprechenden Zertifizierungen.






Machen Sie deutlich, welche Vorteile mit der Einführung der e-Akte verbunden sind und wecken Sie so die Bereitschaft, sich mit Neuem zu beschäftigen. Binden Sie dazu die Beteiligten auf allen Hierarchieebenen ein und setzen Sie sich gemeinsam realistische Ziele, an deren Umsetzung Sie in der Folge gemeinsam arbeiten.






Trainings und Weiterbildungsinitiativen fördern die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich mit der Einführung der e-Akte zu beschäftigen. Schaffen Sie ausreichend Angebote, Informationsmöglichkeiten und Workshops. So nutzen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter, das Ihnen wertvolle Hinweise für die optimale Einführung und Nutzung der e-Akte bieten kann.



Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung ist FRANKENRASTER Ihr Dienstleister rund um die Digitalisierung von Dokumenten. Außerdem bieten wir die dokumentengerechte Einlagerung von Akten in unserem Hochsicherheitsarchiv für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist an. Gerne
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