Daten statt Papier, klicken statt blättern? Für den einen Rechtsanwalt ist die elektronische Akte der längst überfällige Schritt in die Zukunft, beim anderen löst es eher Ablehnung hervor. Fakt aber ist: spätestens mit Blick auf die anstehende Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist es an der Zeit, sich Gedanken zu machen, ob es Sinn macht, langfristig auf elektronische Aktenführung umzustellen.
Kommt, um zu bleiben: beA
Für den 1. Januar 2016 war es geplant, Ende September soll es jetzt tatsächlich soweit sein: mit beA startet die Bundesrechtsanwaltskammer das elektronische Postfach für Anwälte, das eine sichere und leichtere Kommunikation mit den Behörden ermöglichen soll. In mehreren Stufen soll beA dann auch in den Bereichen Zivil-, Arbeits-, Finanz-, Sozial- und Verwaltungsgerichtsbarkeit Einzug halten.
Nach der Übergangszeit sollen am 1. Januar 2022 Rechtsanwälte dann spätestens flächendeckend verpflichtet sein, ihre Schriftsätze elektronisch bei Gericht einzureichen.
Nicht nur in Strafsachen: Künftig wohl unverzichtbar
Das bedeutet: mit der Führung von elektronischen Akten beschäftigen sollten sich auch Anwaltskanzleien, die nicht im Strafrecht tätig sind. Neben den rechtlichen Vorgaben gibt es auch eine ganze Reihe weiterer Gründe, sich jetzt darüber Gedanken zu machen, ob die Papierakte überhaupt noch zeitgemäß ist.
Vorteile der elektronischen Aktenführung
In der Praxis sind für Anwälte verschiedene Vorteile zu erwarten, wenn etwa Gerichte komplett auf die Führung von elektronischen Akten umstellen. Dann können benötigte Dokumente zeitnah von allen Beteiligten eingesehen werden, ohne darauf warten zu müssen, dass eine Akte etwa von einem Sachverständigen zurückkommt oder gerade auf verschlungenen Wegen durch die Verwaltung unterwegs ist.
Auch Medienbrüche können so künftig verringert werden. Kann es jetzt noch passieren, dass ein elektronisch erstelltes Dokument ausgedruckt wird, um vom Empfänger wieder eingescannt zu werden, läuft der Austausch von Schriftstücken künftig einfach komplett digital ab.
Vorteile bringt die elektronische Akte für Anwälte aber auch direkt am eigenen Schreibtisch: im Volltext durchsuchbare Dokumente machen es einfach, schnell nach einem bestimmten Suchbegriff zu recherchieren oder alle Stellen zu finden, an denen ein bestimmter Zeuge benannt wurde.
Weiterhin bringt die digitale Aktenführung auch eine Zeitersparnis mit sich. Kopien sind mit einem Mausklick schneller angefertigt als mit dem Kopierer, von der Ablage per Drag-and-Drop statt mittels Ordner und Locher einmal ganz zu schweigen.
Datenschutz- und Datensicherheit haben höchste Priorität
Ihre Mandanten verlassen sich darauf, dass Sie deren Anliegen vertraulich und verschwiegen behandeln. Dieser Schutz gilt für elektronische Akten mindestens so sehr wie für die Akte aus Papier.
Das gilt natürlich nicht nur für die Aufbewahrung, sondern fängt im Fall der elektronischen Akte schon viel früher an, nämlich beim Scannen. Um Ihre Dokumente in ein digitales Format bringen zu können, haben Sie prinzipiell drei Möglichkeiten:
- direkt in unserem Haus scannen
- bei Ihnen vor Ort Scannen
- Archivierung mit Scan On-Demand
Bei FRANKENRASTER sind wir nach der strengen Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben zertifiziert. Unsere Kunden wissen das zu schätzen - zu denen neben einem namhaften Luftfahrtkonzern auch Versicherungen wie die Audi BKK gehören und die daher ganz besonders hohe Ansprüche an die Sicherheitsvorkehrungen Ihres Scandienstleisters stellen.
Übrigens: Dokumente, die Sie nach der Digitalisierung nicht mehr benötigen, lagern wir gerne bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in unserem Hochsicherheitsarchiv in Buchdorf ein. Selbstverständlich übernehmen wir auch gerne die datenschutzkonforme Vernichtung Ihrer Akten für Sie.
...
.jpg)
