„Für das Scannen unserer Papierakten empfahl uns die VRG-Group den Scan- und Lagerdienstleister FRANKENRASTER“, erzählt Geschäftsstellenleiterin Heike Baumgartner. „Und wir sind auch sehr zufrieden, dass wir uns für diesen Profidienstleister entschieden haben. Die Zusammenarbeit war jederzeit sehr gut, unsere Ansprechpartner immer erreichbar und die Auskünfte fundiert.“

Enger Zeitplan? Schaffen wir!

Die soziale Einrichtung ließ 233 Personalakten im bayerischen Buchdorf scannen und sorgte damit für Input in ihrem neuen digitalen System. Das Zeitfenster für dieses Vorhaben war eng. „Wir wollten zum 1. Januar 2020 die Digitalisierung der Personalakten erledigt und alle Daten zur Verfügung haben. Das hat wunderbar funktioniert.“, sagt Heike Baumgartner. „Wir sind sehr froh,dass wir das Scannen nicht in Eigenregie durchgeführt haben. Wir hätten sicher länger dafür gebraucht und dadurch unseren straffen Zeitplan nicht oder nur mit Einschränkungen einhalten können“, erzählt die Geschäftsstellenleiterin weiter.

Beste Scanqualität und bleibende Ablagelogik

Es wurde insgesamt 23.849 Blatt Papier digitalisiert und für eine minimale Ladezeit anschließend komprimiert. Zudem kam eine OCR-Software zum Einsatz, mithilfe derer die digitalen Dokumente vollständig durchsuchbar gemacht wurden. Damit die Personalverwaltung auch nach der Digitalisierung ihre Ablagelogik beibehalten konnte, glich das Produktionsteam von FRANKENRASTER zudem Personalnummer, Name, Vorname, Geburtsdatum händisch mit der Personalstammdatenbank der Regenbogen Wohnen gGmbH ab und sortierte und benannte die Dateien entsprechend.

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