Die Einführung der digitalen Akte wurde beschlossen, neben Geschäftsführung sind auch Personalrat, die IT und die entsprechende Fachabteilung mit im Boot. Die Abstimmung mit Betriebs- bzw. Personalrat über die Regelungen in Bezug auf Datenschutz und Zugriffsberechtigungen sind erfolgt und auch das passende Archivsystem wurde ausgewählt.
Jetzt müssen im nächsten Schritt die Akten digitalisiert werden. Für ein optimales Ergebnis, mit dem Sie künftig effizient arbeiten können, sollten Sie aber besser nicht einfach loslegen, sondern das Scannen mit System angehen.
Klären Sie deshalb im Vorfeld unbedingt folgende Punkte:

Rahmenbedingungen der Digitalisierung


Überlegen Sie, ob Sie die Digitalisierung selbst vornehmen wollen oder einen Dienstleister damit beauftragen. Bei einer Digitalisierung in Eigenregie ist zu bedenken, dass beispielsweise Personalakten aufgrund der besonders sensiblen Informationen im Grunde nur von den Mitarbeitern der Personalabteilung selbst digitalisiert werden können.
Andererseits kann die Digitalisierung auch durch einen Dienstleister erfolgen. Hier bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. Das Projekt kann vor Ort in Ihrem Unternehmen stattfinden oder in den Räumen des Dienstleisters. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, sprechen Sie mit dem Dienstleister ab, wie ein Zugriff auf die Akten auch während des Scannens gewährleistet werden kann.

Die digitale Aktenstruktur


Diese Entscheidung beeinflusst maßgeblich, wie schnell und komfortabel Sie künftig einzelne Dokumente finden können. Es lassen sich grundsätzlich verschiedene Szenarien unterscheiden:
• Eine Akte = ein Dokument: Die bisherige Akte wird gescannt und in chronologischer Reihenfolge bzw. in der aktuell bestehenden Reihenfolge in einer Datei abgelegt
• Ein Dokument = eine Datei: Die Registerstruktur der bisherigen Akte wird aufgelöst und jedes Dokument wird nach Typ klassifiziert. Bei Personalakten sind das z.B. Bewerbung, Arbeitsvertrag etc. Zusätzlich versehen mit Name, Vorname, Personalnummer und Geburtsdatum lassen sich Daten künftig problemlos finden

Aufbewahren oder Vernichten? Definieren Sie Listen


Ein Digitalisierungsprojekt ist immer eine guter Anlass, die Akten einmal auf ihre Aktualität hin zu überprüfen: sind Dokumente enthalten, die vernichtet werden können? Außerdem ist zu fragen, ob es Inhalte gibt, die nicht digitalisiert werden sollen.
In diesem Fall bietet es sich an, eine Negativliste aufzustellen, in der alle Dokumententypen enthalten sind, die von der Digitalisierung ausgenommen sind. Außerdem muss festgelegt werden, ob diese Dokumente künftig in Papierform aufbewahrt oder datenschutzkonform vernichtet werden sollen.
Die Positivliste enthält dementsprechend die Dokumente, die nach der Digitalisierung weiterhin in einer sogenannten Rumpfakte aufbewahrt werden sollen.

Sie haben Fragen zur Digitalisierung Ihrer Akten? Wir beraten Sie gerne.

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