Sie kennen das sicher: irgendwo in einem dieser dicken Aktenordner befindet sich das eine Dokument, das Sie dringend brauchen. Aber wo genau? Jetzt ist Blättern angesagt, denn eine andere Möglichkeit gibt es nicht, um die gesuchten Unterlagen wiederzufinden.

Ganz anders sieht es aus, wenn die Akte digital vorliegt. Dank Volltextsuche kann sie dann blitzschnell durchsucht werden.

Ohne DMS geht es kaum noch


Verschiedene Mitarbeiter müssen von verschiedenen Standorten auf digitale Akten zugreifen können. Es kann notwendig sein, im Rahmen eines Vorgangs gleichzeitig auf Lieferverträge, Rechnungen und Termine zugreifen zu können. Zusätzlich muss sichergestellt sein, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte elektronische Akten haben.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist für die meisten Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem die beste Wahl. Auf dem Markt existiert eine Vielzahl an Lösungen, die je nach Anforderung, Komplexität und anschlussfähigen Zusatzmodulen variieren.

Bei FRANKENRASTER arbeiten wir aus diesem Grund mit einer ganzen Reihe starker Partner zusammen, um unseren Kunden die richtige Lösung für ihr Unternehmen anbieten zu können.

Manuelle Datenerfassung und Indizierung


Um die vielfältigen Beziehungen von Dokumenten auch in Ihrem DMS System abbilden zu können, müssen die gescannten und digitalisierten Dokumente durch zusätzliche Daten ergänzt werden. Als Indexwerte oder Metadaten dienen in der Regel Ordnerrücken oder Aktenbeschriftungen. Ebenfalls können Register oder einzelne Dokumentenwerte erfasst werden.

OCR Volltext – Durchsuchbare Dateien


Die digitalisierten Images werden mittels einer OCR-Software gescannt und der maschinell erstellte Text erkannt. Das Ergebnis ist ein voll durchsuchbares PDF. Für Daten mit Volltext verwenden wir im Standarddateiformat PDF/A 2u mit eingebettetem Unicode-Text. Sonderzeichen werden somit ebenfalls erkannt und sind im Text vorhanden. Erkannt wird nur maschinell erstellter Text.

Fokussiert: Zonales OCR


Nicht immer muss ein Dokument komplett gescannt werden. Benötigte Werte, die an der immer gleichen Stelle im Dokument stehen, können auch per Zonalem OCR ausgelesen werden. Mögliche Lesefehler werden manuell nachindiziert. Die erfassten Werte werden als Importdaten (XML, XLS, CSV, etc.) zur Verfügung gestellt und an die Kundenbedürfnisse angepasst.

Werte, die immer im gleichen Bereich eines Dokumentes maschinell eingedruckt sind, können automatisch per Zonalem OCR ausgelesen werden. Eine manuelle Korrektur des Leseergebnisses sorgt für ein optimales Ergebnis.

PDF - Lesezeichen


Eingelegte Register oder Trennblätter können eine digitale Entsprechung bekommen und als verlinktes Lesezeichen innerhalb der Daten im PDF angelegt werden. Die Registerbeschriftung wird als Lesezeichenbeschriftung übernommen. Dadurch ist ein schnelles Springen innerhalb eines Dokumentes möglich.

Mehr erfahren


Sie wollen mehr über Themen wie Volltextsuche, Dokumentenindizierung oder OCR erfahren? Gerne beraten wir Sie, welche der Möglichkeiten am besten zu Ihren Anforderungen passt. Fordern Sie
. Wir sind gerne für Sie da.


Stellenauschreibung als PDF herunterladen
Bildrechte Thumbnail:
Bildrechte Hauptbild:

...