Die Stadt Stuttgart beginnt, sich auf das Arbeiten in papierlosen Büros vorzubereiten. Es gab viele Faktoren, die zu dieser Entscheidung beitrugen, unter anderem die neue Landesbauordnung (LBO). Diese besagt, dass ab 2021 alle Bauanträge auch digital gestellt werden können. Entsprechend musste eine Möglichkeit eingerichtet werden, diese über den PC auch weiterhin bearbeiten und ablegen zu können.
„Die Umsetzung ist unheimlich schwierig“, so Vertreter der Landeshauptstadt Stuttgart. Bis die Vorgabe der LBO in Angriff genommen werden kann, müsse man mit den Bestandsakten beginnen, die teilweise über 100 Jahre alt sind. Diese nehmen mit der Zeit immer mehr Platz ein, sodass die Unterlagen mittlerweile im ganzen Haus verteilt lagern. Zwar führen die Mitarbeiter Protokoll, wo die einzelnen Akten sind, dennoch dauert es oft lange, bis ein Sachbearbeiter die angeforderten Dokumente in den Händen hält. „Teilweise vergingen ein bis zwei Tage, bis die angeforderten Akten auf dem Tisch lagen“, erinnert sich Michael Klein vom Stuttgarter Baurechtsamt. Um diese Probleme zu lösen, kam bereits 2014 erstmals die Digitalisierung der Unterlagen zur Sprache. Bis sich das Bauamt jedoch auf die Suche nach einem Dienstleister machen konnte, gab es viele Punkte zu klären.
Voran stand die immense Menge an zu verarbeitenden Akten: Insgesamt mehr als fünf Kilometer laufende Akten sollten gescannt und in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) importiert werden. Hinzu kam auch noch die Anforderung an eine hohe Qualitätssicherung der Originaldaten. Denn es handelt sich bei den Akten um teilweise historische, fragile Papierdokumente sowie Unterlagen zu Gebäuden, die unter Denkmalschutz stehen. Genauso wichtig waren eine gute Qualität der Scans und die Einhaltung des Datenschutzes.
Der richtige Partner
Im Jahr 2018 gab das Bauamt Stuttgart sein Projekt über eine bundesweite Ausschreibung bekannt. Wegen des hohen Maßstabs an die Bewerber gab es mehrere Ausschreibungen, bis ein Anbieter die Vorgaben erfüllte: Frankenraster, ein Unternehmen mit Standorten in Buchdorf und Winsen-Luhe. Erfahrungen mit historischen Akten und hohe Datenschutzvorgaben verhalfen der Firma zu einem positiven Eindruck. Bauamt, Einkauf und EDV waren involviert, um den reibungslosen Ablauf des Projekts sicherzustellen.
Am Anfang gab es einige Herausforderungen. So fiel beispielsweise während des Scannens auf, dass manche Faszikel in den Dokumenten nicht eindeutig deklariert waren. Doch innerhalb kurzer Zeit konnte man gemeinsam die fehlenden Daten ergänzen. Mittlerweile verläuft das Projekt ohne weitere Komplikationen.
„Die Zusammenarbeit ist gut“, resümiert Michael Klein.
Die Qualität, so das Resümee aus Stuttgart, muss bei solchen Vergabeverfahren stets das entscheidende Auswahlkriterium sein, nicht der Preis. Die umfangreichen Aktenbestände in Stuttgart stehen dank eines Dokumentenmanagement-Systems künftig auch per Mausklick zur Verfügung.
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