Vorbereitung: Fragen und Fallstricke auf dem Weg zur E-Akte

Das richtige Dokumentenmanagementsystem finden

Oft gibt die digitale Personalakte in Unternehmen den Startschuss zur Digitalisierung 1.0. Nicht nur die Homepage und Online-Kommunikationsmöglichkeiten kommen modern daher – jetzt wird Papier zur Datei. Arbeiten kann endlich medienbruchfrei und ortsunabhängig erfolgen. Zudem geben abgebaute Aktenschränke viel Platz in den Büros frei. Doch bevor das passiert, steht die Frage im Raum: Haben Sie bereits ein Dokumentenmanagementsystem?

Wenn ja müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Ihre digitale Akte im Nachhinein auch mit Ihrem DMS kompatibel ist und die erfassten Daten aus dem Scan Hand in Hand mit den Features des DMS gehen. Ihre Arbeitsweise oder wie Sie künftig arbeiten möchten, hat einen großen Einfluss darauf, wie Ihre Akten verarbeitet werden müssen. Sprechen Sie in jedem Fall mit Ihrem Dienstleister ab, welches DMS Sie nutzen.

Wenn Sie noch kein DMS haben, empfiehlt es sich, dass Sie einen professionellen Scandienstleister zu Rate ziehen. Solche haben auf diesem Gebiet viel Erfahrung und zuverlässige Partner an der Hand. Denn ein zum jeweiligen Arbeitsbereich und zu den eigenen Zielen passendes DMS ist das Fundament aller weiteren digitalen Bausteine, die Sie setzen.

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Scannen und/oder Lagern

Ist das DMS gefunden, geht es an die Digitalisierung der Inhalte. Die wichtigste Frage für HR-Verantwortliche ist hier: Arbeite ich regelmäßig mit allen Personalakten? Oder gibt es vielleicht auch welche, die nur noch gelagert werden müssen? Für alle Ordner, die regelmäßig gesichtet und bearbeitet werden - also den Status aktiv haben - lohnt sich eine Digitalisierung in jedem Fall. Damit das eigene Büro die Umstellung auf papierlos schafft und vom Vorteil des Platzgewinns profitiert, empfiehlt es sich, dass Sie die Themen Digitalisierung und Aktenlager gleichzeitig angehen.

Sie möchten Ihre Akten selber scannen? In den meisten Fällen ist es empfehlenswert, zu einem professionellen Dienstleister zu greifen. Bedenken Sie nur, welcher Aufwand mit der Digitalisierung verbunden ist: Vorbereiten der Akten – entklammern, entheften, eventuell aufbereiten – bevor es zum eigentlichen Scan geht und im Nachgang die digitale Datenerfassung, die Klassifizierung der Daten für die passende Zuordnung im DMS und schlussendlich die Aktenvernichtung. Überall lauern Fehler und Zeitfresser, die ein Scandienstleister bestens zu umgehen weiß: Eselsohren, schiefe Scans, mangelnde Scanqualität, Fehler in der Datenerfassung. Zudem erwarten Sie zum Teil auch Aufgaben, die Sie rein technisch gar nicht erst lösen können. Ein Scandienstleister kann Ihnen also viel Zeit und Ärger ersparen.

Die Lagerung von Altakten hat in bestimmten Bereichen – beispielsweise bei einem Stadtarchiv – eine enorm hohe Wichtigkeit. Zu wenig Platz im Büro? Ab damit in den Keller! Doch genau das gilt es zu verhindern. Papiere sind sehr sensible Materialien und lassen sich nur unter bestimmten klimatischen Bedingungen und weiteren Voraussetzungen lange erhalten. Bei einer Profieinlagerung durch den Scandienstleister werden die Akten mit einem Barcode versehen und sind auf Wunsch auch jederzeit via On-Demand-Scans verfügbar. Die Dokumente werden bei optimalen Verhältnissen in den Archivräumen für Sie eingelagert. Das schafft Ihnen vor Ort nicht nur Freiraum, sondern steigert auch die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe.

Weitere Informationen zur Herangehensweise bei der Digitalisierung von Personalakten finden Sie hier.