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Ob frühes Scannen oder spätes Scannen – hinter beiden Methoden verbirgt sich dieselbe Idee: Dokumente digital zu archivieren, um sich dann in den allermeisten Fällen die Aufbewahrung des Papierdokuments zu sparen. Die Wege zu diesem Ziel sind jedoch unterschiedlich. Wir werfen einen Blick auf die verschiedenen Vor- und Nachteile.

Frühe oder späte Digitalisierung – eine Definition


Wie der Name schon verrät, liegt der grundsätzliche Unterschied zwischen den beiden Vorgehensweisen im Zeitpunkt, an dem gescannt wird. Beim frühen Scannen werden die Dokumente sofort beim Erhalt digitalisiert. Die weitere Bearbeitung erfolgt dann komplett auf elektronischem Weg. Beim späten Scannen ist der Vorgang einfach umgedreht: das Dokument durchläuft seine Stationen in Papierform, bevor es erst am Ende vor der finalen Ablage digitalisiert wird.

Dokumente scannen – so funktioniert es


Ihr Ziel, das Aufkommen an Papier zu reduzieren, werden Sie mit beiden Methoden erreichen. Das gilt auch für das schnelle Recherchieren von Informationen. Nach dem Digitalisieren werden Ihre Dokumente indexiert. Dabei entscheiden Sie, welche Stichworte Ihnen die Suche nach einem bestimmten Dokument später besonders einfach machen: Die Klassifizierung sorgt für die Ablage in der richtigen Akte Ihres Dokumentenmanagementsystems beziehungsweise für die Zuordnung zu einem bestimmten Mitarbeiter. Jetzt lassen sich gesuchte Informationen einfach und schnell recherchieren.

Den richtigen Zeitpunkt finden


Bei Ihnen fallen täglich größere Belegmengen an? Dann lohnen sich das frühe Scannen und die zentrale Erfassung der Eingangspost. So entfällt nicht nur der Aufwand der manuellen Verteilung, die elektronischen Dokumente lassen sich von jedem Ort aus bearbeiten und ermöglichen auch Außendienstmitarbeitern und den Kollegen im Homeoffice den Zugriff.

Das Erfassungskonzept der späten Digitalisierung kommt beispielsweise dann zum Einsatz, wenn ein DMS genutzt werden soll, aber bewährte Arbeitsabläufe aber nicht von heute auf morgen einfach umgestellt werden sollen. Hier bietet es sich an, die Dokumente bereits im Posteingang mit einem Barcode zu versehen, der später die korrekte Zuordnung ermöglicht.

Kann das jetzt alles weg? Papierlos glücklich


Die Eingangspost ist gescannt, die Briefe im DMS und damit in Sekundenschnelle bei den zuständigen Mitarbeitern. Jetzt können die Papierdokumente doch einfach in den Schredder, oder? Auch wenn es so sein sollte, ganz so einfach ist es leider nicht. Damit die digitalen Dokumente am Ende auch ohne das passende Pendant aus Papier Rechtsgültigkeit haben, müssen die
eingehalten werden.

Fordern Sie unverbindlich
zu Ihrem Scanprojekt an – wir beraten Sie gerne.


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