Meetings werden abgesagt, Kongresse und Messen auf unbestimmte Zeit verschoben, Dienstreisen müssen storniert werden - die aktuelle Krisensituation stellt Arbeitgeber vor eine große Herausforderung. Um Angestellte vor Kurzarbeit und einer damit verbundenen Reduzierung des Gehalts sowie Rentenbeiträgen zu bewahren, bietet sich das Homeoffice als praktische Lösung an.

Damit notwendige Arbeiten auch von zuhause aus erledigt werden können, müssen mehrere Vorkehrungen getroffen sein. Natürlich sind die technischen Voraussetzungen elementar - wer statt handlichem Laptop einen großen Rechner am Schreibtisch stehen hat, tut sich im wahrsten Sinne des Wortes um einiges schwerer, diesen vom Firmengebäude in die eigenen vier Wände zu transportieren. Ebenso wichtig ist neben der telefonischen Erreichbarkeit selbstverständlich auch eine leistungsfähige Internetverbindung und sowie die nötigen technischen Sicherheitsmaßnahmen. Doch auch wenn Ihre Mitarbeiter dahingehend top ausgestattet sind, fehlt immer noch das wichtigste: das eigentliche Arbeitsmaterial.

Hier fängt dezentrales Arbeiten an

Der mehrmalige Griff zur Akte gehört für viele zur Routine im Arbeitsalltag. Gut sortiert stapeln sich diese in Hängeregistern, Aktenschränken und Ordnern. Doch was, wenn man genau hierauf keinen Zugang mehr hat? Die Lösung ist einfacher, als man vermuten mag: die Unterlagen müssen von analog in digitales Format transferiert werden. Denn nur was digital ist, kann mühelos und unabhängig von Ort und Zeit abgerufen werden.

Prinzipiell benötigen Sie dafür nur eines: einen Scanner. Wieso das selbstständige Scannen ihrer Dokumente jedoch keine so gute Idee ist, merken die meisten spätestens, wenn sie damit beginnen. Handelsübliche Tischscanner sind bei Weitem nicht so leistungsfähig wie die Geräte eines professionellen Dienstleisters. Entsprechend langwierig ist die Arbeit, hunderte von Aktenordnern abarbeiten zu müssen. Zusätzlich stellt sich die Frage, wer aus der Abteilung so viel Zeit und Muße hat, die doch recht monotone Aufgabe überhaupt zu übernehmen.

Die Lösungen von FRANKENRASTER

Deutlich effizienter ist es, einen professionellen Scandienstleister mit der Digitalisierung der Unterlagen zu beauftragen. FRANKENRASTER kümmert sich dabei von dem Transport Ihrer Unterlagen bis hin zur Datenübergabe um alles, was im Zusammenhang mit Ihrem Projekt steht. Innerhalb eines bereits im Voraus vereinbarten Zeitraums bekommen Sie die Digitalisate final geliefert, sodass Sie diese sofort weiterverarbeiten können. Die Struktur der digitalen Akte können Sie individuell gestalten - von Aufteilung der Einzeldateien über das Einfügen von Lesezeichen und OCR bis hin zur Kategorisierung. Gemeinsam erarbeiten wir mit Ihnen die optimale Dokumentenstruktur für Ihre Anforderungen.

Für Unternehmen und Abteilungen, die Ihre Unterlagen nicht täglich benötigen, ist der sogenannte on-demand Service von Vorteil. Hier werden die ausgewählten Akten in Papierform im firmeneigenen Hochsicherheitsarchiv der FRANKENRASTER gelagert und zusätzlich unter anderem durch Alarmanlagen, massiven Betonwänden, Temperaturkontrollen rund um die Uhr überwacht. Sobald ein Mitarbeiter eine Akte benötigt, übermittelt er seine Anfrage an FRANKENRASTER. Die dortigen Angestellten entnehmen die entsprechende Akte aus dem Archiv, scannen diese und stellen sie dem Anfragensteller direkt nach Fertigstellung zur Verfügung. Diese Methode eignet sich vor allem dann, wenn Zugriffe nicht zu häufig auftreten und/ oder planbar sind.

Wohin mit den Digitalisaten?

Damit Sie Ihre digitalisierten Akten optimal nutzen können, spielen Sie diese in ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) ein. Sollten Sie mit der Arbeit mit einem solchen System noch nicht betraut sein, können wir Sie bei der Suche eines geeigneten Anbieters unterstützen. Wir arbeiten mit zahlreichen Partnern zusammen, die entsprechende Software anbieten.

Machen Sie sich ein umfassendes Bild von unseren Leistungen und kontaktieren Sie uns gerne telefonisch oder über das Kontaktformular. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, per Videokonferenz mit einem unserer Experten zu sprechen.

Wir freuen uns auf Sie!

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