1. SICHERHEIT UND DATENSCHUTZ HABEN BEIM SCANNEN HÖCHSTE PRIORITÄT

Die Sicherheit Ihrer Dokumente und Daten muss beieinem Scandienstleister eine herausragende Bedeutung haben.
Zudem muss ein Scandienstleister umfangreiche Maßnahmen ergriffen haben, um dieVerfügbarkeit, die Vertraulichkeit und die Integrität Ihrer Dokumente und Datensicherzustellen.
Verschaffen Sie sich vor Ort ein Bild und besuchen Sie potenzielleScanservice-Unternehmen. Achten Sie darauf, dass der Zugang zum Gebäude und derZugang zu den Scanarbeitsplätzen durch Zutrittskontrollen geschützt sind.Lassen Sie sich die Sicherheitsorganisation und die entsprechenden technischenund organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten detailliert erläutern.

WICHTIGE FRAGEN:

·      Geheimhaltung: Sind alle Beschäftigten auf Geheimhaltung unddie Einhaltung der Datenschutzgesetze schriftlich verpflichtet?

·      Transport: Wie erfolgt der Transport der Dokumente?

·      Zugriff: Wie werden die Originaldokumente und Server undComputer-Arbeitsplätze gegen unbefugten Zugriff geschützt?

·      Lagerung: Gibt es klimatisierte Räume zur Lagerung vonsensiblen Originaldokumenten?

·      Cyber-Angriffe: Welche Maßnahmen wurden zur Abwehr vonCyber-Angriffen getroffen?

·      Berechtigungen: Welches Berechtigungskonzept gibt es für denZugriff auf Dokumente und Dateien?

·      Verschlüsselung: Werden Dateien vor der Auslieferung/Übermittlungverschlüsselt?

·      Weiterbildung: Wird die Belegschaft in Bezug auf Datenschutzund Sicherheit regelmäßig geschult?

·      Verlustsicherung: Wie werden Ihre Dokumente und Daten im Notfallvor Verlust gesichert und geschützt?

·      Beauftragte: Gibt es einen Datenschutzbeauftragten und/odereinen Beauftragten für Informationssicherheit?

2. ANFORDERUNGSGERECHTE SCANQUALITÄT

Ein wichtiges Kriterium für dieBewertung eines Scanservice-Unternehmens ist die Qualität der nach dem Scannenzur Verfügung gestellten Daten.
Die Qualitätsansprüche, die an digitale Abbilder von Papierdokumenten,Aktenordnern, Mappen, Büchern, Dias oder Filmen gestellt werden, sind natürlichabhängig vom Original. An die Datei eines Reisekostenbeleges wird man andereAnsprüche stellen als an den Scan eines historischen Buches oder einerhistorischen Karte.

In Abhängigkeit von Dokumententyp,Verwendungszweck und Format der zu digitalisierenden Originale muss einScandienstleister über verschiedene Scantechniken sowie verschiedene Scanner imAufsicht- oder Durchlaufverfahren verfügen, um optimale Scanergebnisse gewährleisten zu können.

Last but not least muss sichergestellt werden, dassauch wirklich jedes Dokument gescannt wird und keine Informationen verlorengehen. Dies ist insbesondere beim “ersetzenden Scannen” (Originale werden nachder Digitalisierung vernichtet) unabdingbar und muss im Scanprozess permanentüberprüft werden.

LEITFRAGEN:

·      Technologie: Welche Scanner und Scan-Technologien werdeneingesetzt?

·      Originale: Wie wird ein schonender Umgang mit denOriginalen gewährleistet und ein optimales Scanergebnis erzielt?

·      Ergebnis: Wie ist das Scanergebnis (Probescans)? Sind alleInformationen vorhanden?

·      Vollständigkeit: Wie wird gewährleistet, dass keine Informationenverloren gehen?

·      Formate: In welchem Datenformat werden die Dateienausgeliefert bzw. bereitgestellt?

3. FULL-SERVICE

In der DACH-Region gibt es viele Unternehmen, dieScanservices anbieten. Bei der Auswahl eines geeigneten Scandienstleisterssollte darauf geachtet werden, dass er flexibel auf Kundenanforderungeneingehen und einen umfassenden Service bieten kann.
Dieser Service sollte die komplette Prozesskette umfassen, von der Abholung derOriginaldokumente bis zur Aufbereitung und Übergabe der digitalen Dateien.

WICHTIGE FRAGEN:

Erreichbarkeit undReaktionsgeschwindigkeit: Ist dasScanservice-Unternehmen gut erreichbar? Werden Anfragen zügig beantwortet?

Probescans: Bietet das Scanservice-Unternehmen an, zurBeurteilung der Scan- und Datenqualität kostenlose Probescans durchzuführen?

Scan-on-demand undEinzelrecherche: Bietet der Dienstleister den Service,wichtige Dokumente auf Anforderung schnell (“on demand”) auszulagern, zuscannen und in der vereinbarten Servicezeit digital zur Verfügung zu stellen?

Datenbearbeitung: Können Dokumente klassifiziert,indiziert/verschlagwortet werden? Werden Volltextauslesung, Belegerkennung, Dateikomprimierungen  und -konvertierungen angeboten?

Rückheften: Bietet der Scandienstleister auf Wunsch an, dieOriginaldokumente zurückzuheften bzw. zu sortieren?

Auslagerung undTransport: Bietet der Scandienstleister denumfassenden Service der Sortierung, des Auslagerns, Einpackens und Transportder Originaldokumente, mit eigenem Fuhrpark?

Lagerkapazitäten: Sind ausreichend Lagerkapazitäten vorhanden? Ist dasLager sauber und aufgeräumt? Gibt es spezielle Lager mit definierten undüberwachten Umgebungsbedingungen (Luftfeuchte, Temperatur)?

Bereitstellung derDaten: Bietet das Scanservice-Unternehmenverschiedene Arten der Datenbereitstellung an (Datenträger, SFTP-Übertragungen,Online-Cloud)?

Verarbeitung der Daten: Kann der Scandienstleister Sie auch in Bezug auf dieelektronische Archivierung und Verarbeitung der Dokumente beraten und bietet erggf. sogar passende Software dazu an?

Vernichtung derOriginale: Werden Originaldokumentedatenschutzkonform vernichtet?

4. DSGVO EINGEBAUT

Wenn Unternehmen Scanservices an einenexternen Dienstleister outsourcen, müssen sie eine Vielzahl von Regelungen derDatenschutz-Grundverordnung (DSGVO)und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)beachten.
Da auf den meisten Papierunterlagen, die digitalisiert werden sollen,personenbezogene Daten enthalten sind, sind Scandienstleister“Auftragsverarbeiter” im Sinne der DSGVO.
Deswegen müssen in Bezug auf den Datenschutz entsprechende Regelungen über denSchutz der Daten, Haftungsfragen sowie Auskunfts- und Dokumentationspflichtenschriftlich vereinbart werden.
Ein solcher “Vertrag zur Auftragsverarbeitung” (AVV) wird in Art. 28 (3) DSGVO explizitgefordert. Liegt dieser nicht vor, riskieren sowohl das beauftragendeUnternehmen als auch das Scanservice-Unternehmen hohe Bußgelder.
Zudem haften bei Datenschutzverstößen der Auftraggeber sowie derScandienstleister (Auftragsverarbeiter) gegenüber einer betroffenen Persongesamtschuldnerisch, d. h. Auftraggeber und Scandienstleister haften für dengesamten Schaden gemeinsam.

Sollten Sie die Digitalisierung und das Scannen vonAkten, Ordnern, Zeichnungen, Plänen, Filmen oder sonstigen Dokumenten planenund damit ein Scanservice-Unternehmen beauftragen wollen, so sind Sie alsAuftraggeber – und als “Verantwortlicher” im Sinne der DSGVO – verpflichtet,einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO mitdem Scandienstleister zu schließen.

Professionelle Scandienstleister werden Sie auf dieseVerpflichtung hinweisen!

EINHALTUNGDER COMPLIANCE

In einem Geschäftsbetrieb ist esselbstverständlich, dass die rechtlichen Vorgaben im Sinne der Complianceeingehalten werden.
Doch welche rechtlichen Vorgaben sind für einen Scandienstleistungsunternehmenüberhaupt relevant und worauf sollte ein Auftraggeber achten?

Insbesondere die Steuergesetzgebung und dieFinanzbehörden haben hohe Anforderungen an die digitale Buchführung undVerarbeitung von Belegen gestellt. Diese sollten beachtet werden, will man beiBetriebsprüfungen keine unliebsamen Überraschungen erleben.

Bereits am 1. Januar 2015 traten die„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff(GoBD 2015)“ in Kraft, die in 2019 neu gefasst wurden.
Die Neufassung (GoBD 2020) ist seit dem1. Januar 2020 anzuwenden.
Unternehmen, die gegen diese Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten des Bundesfinanzministeriums(BMF) verstoßen oder sie nicht vollumfänglich erfüllen, riskieren, dass dieOrdnungsmäßigkeit ihrer Buchführung beanstandet wird. In solchen Fällen könnendie Finanzbehörden Sanktionen verhängen und Steuern schätzen.

Die GoBD enthalten entsprechendeVorgaben an eine digitale Buchführung. So ist in Punkt 9.2 der GoBD ( „Elektronische Aufbewahrung“) der Qualitätsanspruch an das Scanverfahrendefiniert, auch fordert das BMF unter Punkt 9.3 („Elektronische Erfassung vonPapierdokumenten“) eine  entsprechende Verfahrensdokumentation desScanprozesses.
Wenn Original-Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden sollen, empfiehlt essich zudem, die technische Richtline 03138 “Ersetzendes Scannen (TR- RESISCAN)” heranzuziehen.

Sollten Sie also einmalige Digitalisierung vonsteuerrelevanten Unterlagen in Betracht ziehen oder Ihre Buchführungsunterlagenregelmäßig im Scanservice verarbeiten wollen, sollte dasScandienstleistungsunternehmen organisatorisch entsprechend eingerichtet sein.

Fragen Sie nach entsprechendenVerfahrensdokumentationen in Bezug auf die GoBD und TR-RESISCAN!

6. ZERTIFIZIERTE QUALITÄT UND DATENSICHERHEIT

Scandienstleister sollten ihre Prozesse nach branchen-und bereichsspezifischen Normen steuern und nach international bewährtenMethoden stetig optimieren. So stellen sie eine gleichbleibend hohe Qualitätihrer Scandienstleistung und ein hohes Sicherheitsniveau bei der Verarbeitungvon Daten und im Umgang mit Informationen sicher.

Die einschlägigen Normen für Unternehmen, dieScanservices anbieten, sind die ISO 9001:2015 im Bereich Qualitätsmanagement,die ISO/IEC 27001 bei der Informationssicherheit oder die TR-RESISCAN beimersetzenden Scannen. Diese Normen geben Scandienstleistern eine Anleitung, wiebei der Prozessstrukturierung und -steuerung vorzugehen ist und wie manProzesse optimieren kann.

Scan- und Digitalisierungsunternehmen, die IhreOrganisation nach diesen Normen ausgerichtet haben und von unabhängigenInstitutionen (z. B. TÜV, DEKRA) entsprechend zertifiziert sind, bieten einentsprechend hohes Qualitäts- und Sicherheitsniveau.

7. TRANSPARENTE PREISE

Ein umfassender Full-Service, gutausgebildete Mitarbeitende und ein hohes Niveau bei Qualität undDatensicherheit verursachen entsprechende Kosten.
Somit sollte der Preis allein nicht das ausschlaggebende Kriterium bei derAuswahl eines Scanservice-Unternehmens sein.
Wenn Sie Angebote einholen, sollten diese vergleichbar sein und die erbrachtenLeistungen strukturiert und übersichtlich darstellen.

Die Abrechnung von Scandienstleistungen erfolgtüblicherweise mit einem Blattpreis.
Zusätzliche Services, z. B. der Transport oder die Erfassung von Metadatenwerden separat ausgewiesen.

8. REFERENZEN

Wenn Sie im Hinblick auf die Scanqualität, denService, die Informationssicherheit und das Preis-Leistungsverhältnis einenguten Eindruck gewonnen haben, bitten Sie das Scanservice-Unternehmen nachReferenzen für Ihren Anwendungsfall und entsprechende Kontaktmöglichkeiten, umdie Erfahrungen mit anderen Kunden teilen zu können.
Bestehende Kunden haben bereits Erfahrungen mit dem Scandienstleister gesammeltund können “aus erster Hand” ihre Erfahrungen weitergeben.

Für einen seriösen Scandienstleister sollte es keinProblem sein entsprechende Referenzen und Ansprechpartner zu nennen.

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