Mehr als 600.000 Menschen setzen bei der Krankenversicherung auf die Leistungen der Audi BKK - ein großer Vertrauensbeweis, aber auch eine große Aufgabe, wenn es um die Verwaltung der Versichertenakten geht. "Diese waren früher an den 29 Standorten in ganz Deutschland gelagert", berichtet Christine Redlich aus dem Bereich Allgemeine Verwaltung.
Ob in Ingolstadt, Wolfsburg oder Neckarsulm: Wurde eine Akte an einem anderen Standort benötigt, musste erst ein Kollege gefunden werden, der die fraglichen Dokumente heraussucht und dem neuen Bearbeiter zusendet."
Um diesen aufwendigen Prozess zu vereinfachen und so mehr Zeit für die Anliegen der Versicherten zu haben, setzt die Auto BKK schon seit 2007 auf die Dokumenteneinlagerung und den on-Demand-Scanservice von FRANKENRASTER.
Zentrale Lagerung und on-Demand-Scan
Die Zeitersparnis ist auch einer der Aspekte in der Zusammenarbeit mit FRANKENRASTER, die Christine Redlich als erstes einfällt.
"Es ist ein großer Vorteil zu wissen, dass seit dem Jahr 2007 alle Akten bei FRANKENRASTER gelagert sind", so Redlich.
Durch die Entscheidung zur zentralen Einlagerung bei FRANKENRASTER hat die Audi BKK sehr viel Platz geschaffen. Eigens für die Aufbewahrung der Versichertendaten angemietete Räume konnten so wieder aufgegeben werden.
Wenn jetzt eine Akte benötigt wird, meldet sich Christine Redlich einfach bei ihrem Ansprechpartner von FRANKENRASTER. Hier wird sie herausgesucht, digitalisiert und per sicherem Download zur Verfügung gestellt. "Das funktioniert sehr gut. Ein Zugriff auf unsere Akten funktioniert oft innerhalb weniger Stunden", so Redlich
Datenschutz und Sicherheit im Fokus
Die entscheidende Rolle bei der Auswahl von FRANKENRASTER als Dienstleister für die Digitalisierung und Archivierung waren neben dem Preis auch die Sicherheit der Daten. Mit der Zertifizierung nach der strengen europäischen Datenschutznorm ISO/IEC 27001 sowie nach DIN ISO 9001 steht das Unternehmen aus Buchdorf für den höchstmöglichen Schutz der sensiblen Daten vor fremden Zugriffen. Die durchgehende Protokollierung aller Arbeitsschritte von der Abholung in verplompten Containern über jeden Zugriff bis hin zur Aufbewahrungsfrist und der protokollierten Datenvernichtung sorgt neben dem physischen Schutz der Dokumente und Daten auch für Rechtssicherheit bei der Audi BKK.
Verfahren mit Zukunft
Rechtssicherheit, optimaler Schutz und Lagerbedingungen für die Dokumente sowie eine deutliche Raum- und Zeitersparnis haben die Audi BKK seit 2007 immer wieder von den Leistungen und dem Service von FRANKENRASTER überzeugt. Dass Digitalisierung ein Zukunftsthema ist, hat man hier längst erkannt und will diesen Bereich künftig noch weiter ausbauen - für noch besseren Service und hohe Kundenzufriedenheit.
Über die Audi BKK
Aktuell betreut die Audi BKK als bundesweit geöffnete Betriebskrankenkasse mehr als 600.000 Versicherte. An insgesamt 29 Service-Centern an allen Produktionsstandorten der Marken Volkswagen, Audi und MAN Truck & Bus sowie in Neuburg, Singen, Seelze, Gifhorn, Helmstedt, Neumarkt, Augsburg, Ebern, Coburg und Neunkirchen betreuen rund 650 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Versicherten persönlich und kompetent. Hauptsitz der Kasse ist Ingolstadt.
