Apollo, Anbieter von Brillen und Kontaktlinsen in über 800 Filialen bundesweit, ist Deutschlands filialstärkster Augenoptiker. Bei einer solch großen Anzahl an Filialen fällt natürlich eine Menge an Papier und Unterlagen an.
Bei den täglichen Verkäufen in den Filialen werden die Einkäufe häufig mit EC- oder Kreditkarte bezahlt. Ein Standard für die Autorisierung der Zahlung ist nach wie vor die persönliche Unterschrift des Kunden. Die Abrechnungen wurden in der Vergangenheit wochenaktuell gescannt und in einer Datenbank gespeichert. Da diese Zahlungsbelege allerdings keine steuerliche Relevanz haben, entstand im Prinzip Datenmüll, denn die Zugriffe auf die gescannten Belege tendieren nach kurzer Zeit gegen Null. Auch sonst wird in den Filialen durch die tägliche Arbeit und den Verkauf eine große Anzahl an Dokumenten generiert, die bisher analog in der Dienstleistungszentrale der Stores in Schwabach verarbeitet wurden.
Auf der Suche nach einer praktikablen und kostengünstigen Lösung ist Apollo auf den Service von FRANKENRASTER aufmerksam geworden und hat sich für die Dienstleistungen der Scan-Profis entschieden. Der Spezialist für Archivlösungen konnte mit seinem Archiv-Service inklusive onDemand-Zugriff überzeugen. Die Vorteile lagen klar auf der Hand: Kostengünstige Einlagerung, schneller Zugriff auf die Belege und nach Ablauf einer festgelegten Frist datenschutzgerechte Vernichtung durch FRANKENRASTER.
Wöchentlich werden sämtliche Belege und Kassenzettel der Filialen in die Produktionszentrale nach Buchdorf geschickt und dort verarbeitet. Die EC- und Kreditkartenabrechnungen mit der Originalunterschrift werden nach einem ausgeklügelten System analog eingelagert und stehen somit innerhalb von wenigen Minuten digital zur Verfügung. Bei Unstimmigkeiten im Zahlungsprozess wird der Beleg für Apollo gesucht und digital zur Verfügung gestellt. Die Reaktionszeiten liegen dabei in der Regel unter einer Stunde. Die restlichen Belege der Filialen werden gescannt und direkt in das hausinterne Dokumentenmanagement eingespielt.
Christoph Wein, Leiter Finanzen bei Apollo, resümiert: "FRANKENRASTER bietet uns mit seinem Archiv und dem daran angeschlossenen onDemand Zugriff eine flexible Lösung, ohne das komplette Belegvolumen selbst scannen zu müssen. Durch die schnellen Reaktionszeiten und die gute Zusammenarbeit können wir Zahlungsprozesse bei Bedarf zeitnah verfolgen und weitaus schneller reagieren."
Über Apollo
1972 wurde Apollo gegründet und ist seit 1998 in der bayerischen Goldschlägerstadt Schwabach beheimatet. Im selben Jahr schloss sich das Unternehmen dem internationalen Optikkonzern GrandVision an welches heute über 6000 Filialen weltweit vertreten ist (Stand März 2016).
