FRANKENRASTER digitalisiert Bauakten zur Vereinfachung der Liegenschaftsverwaltung

Stetten am kalten Markt zählt mit ca. 5.000 Einwohnern zu den großen Städten im Landkreis Sigmaringen. Zur Gemeindeverwaltung zählen neben Stetten auch die Ortsteile Frohnstetten, Storzingen, Glashütte und Nusplingen.

Die Bau- und Liegenschaftsverwaltung der Gemeindeverwaltung bietet interessierten Bauherren im Internet die Möglichkeit, sich ganz einfach über freie Bauplätze in den einzelnen Baugebieten zu informieren. Die Pläne sind nach Ortsteilen und Baugebieten gegliedert, freie Bauplätze sind jeweils grün markiert. Dieser Service erstreckt sich sowohl auf Wohn- als auch auf Gewerbegebiete. Um dies zu ermöglichen, mussten zunächst alle Liegenschaftspläne sowie weitere Bauakten, insgesamt ca. 650 Akten und Pläne, eingescannt und digitalisiert werden. Da der Umfang und vor allem auch die Größe der Pläne nicht mit einem handelsüblichen Scanner zu erfassen war, entschied sich die Gemeindverwaltung für die Vergabe des Auftrages an einen externen Dienstleister.

"Ein Teil der Bauakten bestand aus übergroßen Plänen und teilweise auch alten Dokumenten. Wir suchten also nach einem Partner, dem es möglich ist, diese Größen problemlos und in hervorragender Qualität zu digitalisieren. Nach dem Vergleich mehrerer Angebote haben wir uns für die FRANKENRASTER in Buchdorf entschieden", sagt Frau Mattes von der Bau- und Liegenschaftsverwaltung von Stetten.

Projektablauf

Gemeinsam mit der Gemeindeverwaltung wurden zunächst Projektablauf und Logistik besprochen. Die Pläne und Bauakten wurden von FRANKENRASTER bei der Gemeindeverwaltung abgeholt. In Buchdorf wurden die Unterlagen zunächst von den Mitarbeitern der Arbeitsvorbereitung gesichtet. Die Pläne wurden je nach Größe den verschiedenen Großformatsscannern zugeteilt. Bei den Bauakten wurden Heft- und Büroklammern entfernt um einen schnellen und reibungslosen Scanvorgang zu gewährleisten. Anschließend wurden alle Unterlagen nach Kundenvorgabe farbig oder s/w in einer hohen Auflösungsqualität eingescannt. Nach der Qualitätskontrolle wurden der Gemeindeverwaltung die gescannten Pläne und Bauakten digital zur Verfügung gestellt und konnten vom Kunden direkt in das eigene System eingespielt werden. Die Originalvorlagen wurden in die ursprüngliche Reihenfolge zurück geordnet und von der FRANKENRASTER an die Gemeindeverwaltung zurück geliefert.

"Die Zusammenarbeit mit der FRANKENRASTER war sehr gut. Alle Unterlagen wurden sehr ordentlich bearbeitet und wieder an uns zurückgegeben. Wir sind sehr zufrieden und werden von der FRANKENRASTER auch die bisher noch nicht digitalisierten Bauakten einscannen lassen", so Frau Mattes.

Über die Bau- und Liefenschaftsverwaltung Stetten am kalten Markt

Die Verwaltung von Stetten am kalten Markt umfasst 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Als Teil der öffentlichen Verwaltung kümmert sie Bau- und Liegenschaftsabteilung um die Bearbeitung von Baugenehmigungen und die Verwaltung von Liegenschaften.

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