Bei dem international agierenden Hersteller für Medizintechnik Henke-Sass, Wolf standen große Veränderungen an. Neu war bereits das ECM-System ELO, welches das Unternehmen im Zuge des digitalen Wandels eingeführt hatte. Ein solches „Enterprise-Content-Management-System“ ist, wie der Name bereits vermuten lässt, jedoch nur nützlich, wenn es dafür auch passende Inhalte gibt. Neben anderen Schlüsselpositionen im Unternehmen sollten diese auch von der Personalabteilung geliefert werden.
"Die Anbindung des HR-Managements an das ECM-System bringt viele Vorteile mit sich. Da unser System bereits eingeführt war, musste entsprechend schnell und vollumfänglich digitalisiert werden, um unseren Mitarbeitern des Personalwesens zügig wieder Zugriff auf Ihre Unterlagen gewähren zu können,“ erklärt Michael Schaaf, Personalleiter der Henke-Sass, Wolf.
Im ersten Schritt ging es um die ca. 550 Personalakten am Hauptstandort in Tuttlingen, die anschließend direkt in die Software ELO implementiert werden sollten. Intern waren für dieses Projekt keine Ressourcen vorhanden. Allem voran lobt Schaaf den Service des FRANKENRASTER-Teams:
„Die Betreuung des Vertriebs war vorbildlich. Die Mitarbeiter haben unsere Anforderungen direkt verstanden, einen überzeugenden Umsetzungsplan präsentiert und uns innerhalb kürzester Zeit nach Aktensichtung ein Angebot übermitteln können.“
Und auch das eigentliche Projekt ging schnell voran:
„Nach Auftragserteilung wurden die Unterlagen abgeholt und digital archiviert. Die Daten standen schon ca. vier Wochen nach der Abholung zur Weiterverarbeitung bereit.“
Im Anschluss wurden diese so weiterverarbeitet, dass die finalen Dateien direkt in ELO importiert werden konnten. Für die Validierung und Anreicherung der Digitalisate mit Metadaten stellte Henke Sass, Wolf die Personalstammdatenbank zur Verfügung, welche sie bereits in SAP führten. So konnte die Indexierung beschleunigt werden. Der Personalabteilung war es direkt nach Projektabschluss möglich, mit den digitalen Dokumenten zu arbeiten. Nachdem die Papierdokumente nicht mehr benötigt wurden, entschied sich das Unternehmen nach drei Monaten dafür, diese datenschutzgerecht vernichten zu lassen.
Die Entscheidung dazu, die FRANKENRASTER zu beauftragen, fiel aufgrund des umfangreichen Supports, den das Team anbietet. Die zahlreichen Referenzen trugen ihr Übriges dazu bei, sodass ein sehr positiver Gesamteindruck bei Henke-Sass, Wolf entstand.
Als nächsten Schritt will Henke-Sass, Wolf die Personalakten seiner Tochterunternehmen digitalisieren lassen. Aufgrund der positiven Erfahrungen wird das Unternehmen auch die Folgeprojekte mit FRANKENRASTER umsetzen.
Über die Henke-Sass, Wolf GmbH
Die Henke-Sass, Wolf GmbH ist ein erfolgreiches, international tätiges Unternehmen mit dem Schwerpunkt Medizintechnik und beschäftigt derzeit weltweit ca. 1.500 Mitarbeiter an sieben Produktionsstandorten in Deutschland, USA, Polen und China. Der Hauptsitz liegt im baden-württembergischen Tuttlingen. Das Unternehmen ist der weltweit technologisch führende OEM-Hersteller bei starren Endoskopen und stellt außerdem zahn- sowie diverse veterinärmedizinische Produkte her.
