„Brücken bauen und neue Wege beschreiten“ heißt der Claim von Regenbogen Wohnen, einer gemeinnützigen gGmbH aus München. „Wir sind im sozialtherapeutischen Bereich tätig und unterstützen Menschen mit seelischer Behinderung. Insgesamt arbeiten hierfür rund 250 Mitarbeiter verteilt an ca. 40 Standorten“, erklärt Geschäftsstellenleiterin Heike Baumgartner. Sie kümmert sich bei der Einrichtung um die Abwicklung aller Verwaltungsaufgaben. Um auch im Büroalltag neue Wege zu beschreiten, stieß sie Mitte 2019 die Digitalisierung der Verwaltung an.
Von der Empfehlung zur erfolgreichen Zusammenarbeit
Die Personalabteilung sollte den Anfang machen. Um zukünftig überhaupt mit digitalen Dateien arbeiten zu können, kümmerte sich das Verwaltungsteam zunächst um die Auswahl einer geeigneten Software als Grundlage. Die Entscheidung fiel auf das Dokumentenmanagementsystem enaio® von OPTIMAL SYSTEMS. „Für das Scannen unserer Papierakten empfahl uns die VRG-Group den Scan- und Lagerdienstleister FRANKENRASTER“, erzählt Geschäftsstellenleiterin Heike Baumgartner. „Und wir sind auch sehr zufrieden, dass wir uns für diesen Profidienstleister entschieden haben. Die Zusammenarbeit war jederzeit sehr gut, unsere Ansprechpartner immer erreichbar und die Auskünfte fundiert.“
Enger Zeitplan? Schaffen wir!
Vergangenen November war es dann soweit: Die soziale Einrichtung ließ 233 Personalakten im bayerischen Buchdorf scannen und sorgte damit für Input in ihrem neuen digitalen System. Das Zeitfenster für dieses Vorhaben war eng. „Wir wollten zum 1. Januar 2020 die Digitalisierung der Personalakten erledigt und alle Daten zur Verfügung haben. Das hat wunderbar funktioniert.“, sagt Heike Baumgartner. „Wir sind sehr froh, dass wir das Scannen nicht in Eigenregie durchgeführt haben. Wir hätten sicher länger dafür gebraucht und dadurch unseren straffen Zeitplan nicht oder nur mit Einschränkungen einhalten können“, erzählt die Geschäftsstellenleiterin weiter.
Für die Abholung der Akten stellte der Hausmeister der Einrichtung den Lastenaufzug zur Verfügung, damit eine einfache, ebenerdige Verladung möglich war. So konnten die Personaldokumente auch schnell ins 130 Kilometer entfernten Buchdorf gebracht und für den Scan vorbereitet werden.
Beste Scanqualität und bleibende Ablagelogik
Das Produktionsteam fing nach Ankunft gleich mit dem Entnehmen, Entklammern und Entheften der insgesamt 23.849 Blatt Papier an. Anschließend wurde Papier für Papier am Dokumentenscanner digitalisiert und im Standardformat PDF/A abgespeichert. Alle Farbtöne der Originaldokumente blieben dabei erhalten. Für eine minimale Ladezeit wurden die Farbbilder anschließend komprimiert. Zudem kam eine OCR-Software beim Scan zum Einsatz, mithilfe derer der Text auf jedem Blatt auch als solcher in der digitalen Datei erfasst wurde. Dies sollte es den Verwaltungsmitarbeiter der Regenbogen Wohnen gGmbH später ermöglichen die digitalen Akten mittels Schlagworte vollständig durchsuchen zu können, um Unterlagen sekundenschnell zu finden.
Damit die Personalverwaltung auch nach der Digitalisierung ihre Ablagelogik beibehalten konnte, glich das Produktionsteam von FRANKENRASTER zudem Personalnummer, Name, Vorname, Geburtsdatum händisch mit der Personalstammdatenbank der Regenbogen Wohnen gGmbH ab und sortierte und benannte die Dateien entsprechend.
Akten weg? Mit On-Demand-Service jederzeit verfügbar
Während des gesamten Digitalisierungsprojekts waren die Personalakten für die Mitarbeiter der Regenbogen Wohnen gGmbH via On-Demand-Service zugänglich. Mindestens fünf Zugriffe pro Woche waren für die Umsetzung einkalkuliert. Auf Anfrage suchte das Projektteam FRANKENRASTER dringend benötigte Ordner für die Personalverwalter in München heraus, priorisierte sie beim Scannen vor und stellte sie ihnen als Datei vorab passwortverschlüsselt im PDF-Format zur Verfügung.
Innerhalb von sechs Wochen nach Auftragserteilung waren alle Personalakten gescannt und via verschlüsselten Server-Link für die Regenbogen Wohnen gGmbH bereitgestellt. Die Brücke zur digitalen Verwaltung der Personalakten war fertig gebaut. Alle Daten wurden in wenigen Minuten ins Dokumentenmanagementsystem eingespeist und das HR-Team konnte nach gewohnter Logik, aber mit den Vorteilen digitaler Aktenverwaltung ihre Arbeit fortführen. Heike Baumgartner sagt abschließend:
„Wir freuen uns sehr über die vereinfachte Büroarbeit und die praktische digitale Bearbeitung. Unsere Kollegen von außerhalb senden uns beispielsweise Personaldokumente per Mail zu, die wir nun schneller zuordnen und verwalten können. Wir würden uns bei Scanvorhaben jederzeit wieder für FRANKENRASTER entscheiden.“
Jetzt sind die HR-Mitarbeiter der Geschäftsstelle in München auf einem zeitgemäßen Stand und können noch besser Rückendeckung geben für die eigentliche Arbeit des Unternehmens: Brücken bauen und neue Wege finden im sozialtherapeutischen Bereich.
