Beinahe jeder kennt dieses Bestreben, einen Umzug dazu zu nutzen, sich von altem Ballast zu trennen und Platz für Neues zu machen. Häufig genug fällt das Ergebnis dann unterm Strich aber eher übersichtlich aus. Anders bei der Sächsischen Ärzteversorgung. Gemeinsam mit FRANKENRASTER läutete man hier nicht nur das Ende der analogen Handakte ein, sondern wagte mutig den Schritt in die digitale Zukunft.
Umzug, Digitalisierung, Auslagerung der rund 27.000 Handakten bei gleichzeitiger Einführung eines DMS-Systems – nicht weniger hatten sich die Organisationsverantwortlichen bei der Sächsischen Ärzteversorgung vorgenommen.
„Wir konnten uns am Anfang gar nicht so recht vorstellen, wie die Umstellung organisiert werden sollte. FRANKENRASTER hat uns nicht nur durch die Digitalisierung der Testakten überzeugt, sondern auch mit dem Vorschlag eines praktikablen und vor allem datenschutzkonformen Prozesses. Immerhin verarbeiten wir personenbezogene Daten höchster Sensibilität“, erzählt Projektleiterin Doreen Klömich.
Da die Digitalisierung während des laufenden Betriebs erfolgte, war es nötig, jederzeit den Zugriff auf die Akten erhalten zu können, egal in welchem Stadium sie sich gerade befanden. „Wenn eine Anfrage kam und die entsprechende Akte bei FRANKENRASTER war, haben wir einen Rückruf für den nächsten Tag versprochen. Ich glaube, unsere Mitglieder haben von den Vorgängen im Hintergrund gar nichts mitbekommen“, sagt Doreen Klömich. Die Zauberformel in diesem Zusammenhang lautet „On-Demand-Service“. Dringend benötigte Akten werden vom Kunden bestellt, bei FRANKENRASTER herausgesucht und bevorzugt digitalisiert. So liegen die Dokumente in der Regel noch am selben Werktag digital beim Kunden. „Da ist auch die räumliche Nähe völlig egal.“, sagt Doreen Klömich mit Blick auf die rund 400 Kilometer, die den Verwaltungssitz der Sächsischen Ärzteversorgung in Dresden von Buchdorf trennen.
„Das war schon ein großer Akt, aber erstaunlich schnell in Sack und Tüten.“, erinnert sich Doreen Klömich rückblickend.
Von vielen Mitarbeitern sei die Abschaffung der Papierakten durchaus mit einer gewissen Wehmut betrachtet und als das Ende einer Ära angesehen worden. Existent ist das papierene Gedächtnis aber noch immer. Es lagert im Hochsicherheitsarchiv von FRANKENRASTER im bayerischen Buchdorf. Das hat aber nichts mit Nostalgie zu tun, sondern mit juristischen Überlegungen. „Im Zweifel ist Papier geduldiger und wir können auf die Originalakten zurückgreifen“, so Doreen Klömich. Tatsächlich sind Fälle, in denen doch noch einmal eine Handakte angefordert werden muss, aber sehr selten.
Eine individuelle Dokumentenmanagementlösung sorgt jetzt bei der Sächsischen Ärzteversorgung für effizientes digitales Arbeiten. Für die Zukunft ist geplant, auch weitere Abteilungen und den Postausgang in das DMS einzubinden. Mit der Erfahrung aus dem ersten großen Projekt und FRANKENRASTER als Partner sieht Doreen Klömich die kommenden Veränderungen gelassen.
„Da muss man sich keine Sorgen machen. FRANKENRASTER unterstützt uns mit Professionalität und Erfahrung. Wir haben wirklich ein Rundum-sorglos-Paket bekommen.“
Die Sächsische Ärzteversorgung
Die Sächsische Ärzteversorgung (SÄV) mit Sitz in Dresden ist eine Einrichtung der Sächsischen Landesärztekammer und das größte berufsständische Versorgungswerk der neuen Bundesländer. Berufsständische Versorgungswerke stehen als eigenständige Altersvorsorgeeinrichtungen neben der gesetzlichen Rentenversicherung und werden vom Berufsstand selbst verwaltet.
Seit ihrer Gründung 1992 übernimmt die Sächsische Ärzteversorgung die Alters-, Berufsunfähigkeits- und Hinterbliebenenversorgung für die im Freistaat Sachsen tätigen Ärzte und Tierärzte sowie für deren Angehörige. Die Mitarbeiter betreuen rund 20.000 Mitglieder, beraten knapp 5.000 Leistungsempfänger und verwalten eine Bilanzsumme von 4,5 Mrd. EUR.
Die Sächsische Ärzteversorgung garantiert ein faires Leistungsversprechen und eine an den Interessen ihrer Mitglieder ausgerichtete, effiziente und auf langfristige Wertschöpfung ausgelegte Verwaltung der anvertrauten Mittel. Der Schutz mitgliederbezogener Daten und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen bilden die Basis für das Vertrauen der Mitglieder in die SÄV.
