Über 41.000 Einwohner, verteilt auf fünf Ortsteile leben in der großen Kreisstadt Nürtingen im Landkreis Esslingen. Mit der historischen Altstadt und den Reizen des Neckartales bietet Nürtingen seinen Bewohnern und Besuchern eine eindrucksvolle Atmosphäre. Auch die Nähe zur Schwäbischen Alb macht die Stadt zu einem attraktiven Reiseziel. Das nächste Ziel der Stadt: Digitale Papierakten in der Stadtverwaltung.
Hinter den Mauern des Rathauses stapeln sich, wie bei jeder Stadtverwaltung üblich, große Berge an Akten. Jedoch sind auch in den Rathäusern der jeweiligen Ortsteile Akten gelagert. Einer dieser Ortsteile ist Reudern. Für seine ca. 2.800 Bürger ist die Ortsverwaltung erste Anlaufstelle für diverse Belange. Auch werden hier für alle früheren, jetzigen und zukünftigen Bauvorhaben entsprechend Bauakten geführt. Dennoch benötigt auch das Bauverwaltungsamt oder der Gutachterausschuss immer wieder Unterlagen. Bisher mussten die Papierakten deshalb aufwändig ausgetauscht werden. Für die Mitarbeiter bedeutete dies Zeitverzögerungen und zusätzliche Arbeit. Abhilfe schafft nun eine Digitalisierung der Bauakten.
Um das Projekt in Angriff nehmen zu können, war zuerst etwas Vorarbeit nötig.
Daniel Riehle aus der Organisationsabteilung des Rathauses Nürtingen erinnert sich: „Zuerst mussten wir uns über das Ablagesystem Gedanken machen. Dank der Erfahrung von FRANKENRASTER mit anderen Kommunen, war schnell eine Lösung gefunden.“
Die Wahl für ein Dokumentenmanagementsystem mit umfassenden Leistungen fiel bereits 2014 auf enaio® von OPTIMAL SYSTEMS, einem starken und langjährigen Partner der FRANKENRASTER. Hiervon profitiert die Stadtverwaltung Nürtingen bis heute. Mit dem Programm können die Zugriffsberechtigungen auf die elektronischen Akten können individuell verteilt werden, sodass die einzelnen Organisationbereiche stets Zugang zu den Akten haben, die für Ihre Arbeit relevant ist.
Im nächsten Schritt holte das FRANKENRASTER-Logistikteam die über 800 Bauakten direkt aus der Ortschaftsverwaltung in Reudern ab, um sie zur Weiterverarbeitung nach Buchdorf zu bringen. Die teils sehr alten, übergroßen Akten enthielten mitunter auch sensible Daten, weswegen es der Stadtverwaltung Nürtingen besonders wichtig war, dass alle Digitalisate Rechtssicherheit bieten.
„Für FRANKENRASTER haben wir uns entschieden, weil das Unternehmen den Scanvorgang nach TR-RESISCAN anbietet,“ argumentiert Daniel Riehle.
Die technische Richtlinie TR 03138 RESISCAN - Ersetzendes Scannen wurde 2013 vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veröffentlicht und bietet Anwendern bei Einhaltung der Vorgaben eine erhöhte Rechtssicherheit beim sogenannten ersetzenden Scannen.
Nachdem alle Dokumente erfolgreich digitalisiert und aufbereitet wurden, erhielt die Ortschaftsverwaltung Reudern die Unterlagen zurück. Da die Bauakten nun komplett digital vorlagen, konnte die Verwaltung die rückgelieferten Ordner platzsparend im Untergeschoss des Gebäudes unterbringen.
Auf die Zusammenarbeit mit FRANKENRASTER blickt die Stadt Nürtingen positiv zurück: „Unsere Fragen und Anliegen zum Projekt wurden immer beantwortet, beziehungsweise erledigt. Daher sind wir mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden.“
Über die Stadt Nürtingen und den Ortsteil Reudern
Mehr als 700 Mitarbeiter arbeiten im Rathaus Nürtingen und den dazugehörigen Einrichtungen der Stadt Nürtingen. Die verschiedenen Abteilungen kümmern sich um administrative Aufgaben aller Art und stehen in engem Kontakt mit den Rathäusern der Nürtinger Ortsteile. Reudern liegt auf der Höhe zwischen Nürtingen und Kirchheim/Teck und wurde 1974 eingemeindet. Die Ortschaft wurde erstmals im Jahr 1338 urkundlich erwähnt.
