Ein Schritt in Richtung elektronisches Rathaus

Die Stadt Vaihingen an der Enz liegt im Landkreis Ludwigsburg in Baden-Württemberg. Mit etwa 24 km Entfernung zu Stuttgart gehört sie zur Metropolregion Stuttgart. Die Große Kreisstadt zählt ca. 28000 Einwohner und ist vor allem für den Weinanbau bekannt.

Wie in jeder Verwaltung gab es auch bei der Stadtverwaltung Vaihingen an der Enz eine große Menge an Altakten. In der Personal- und Organisationsabteilung war es zur einfacheren Bearbeitung im täglichen Arbeitsablauf nötig, zahlreiche Akten in Form von Mikrofiche Jackets und Rollfilmen zu digitalisieren. Damit sollte den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung der direkte Zugriff auf die Unterlagen am PC ermöglicht werden. Da die Digitalisierung dieser Vorlagen hausintern nicht möglich war, wurde nach einem externen Dienstleister gesucht. Da es sich um sensible Daten handelte, musste der Dienstleister vor allem auch die entsprechend hohen Datenschutzanforderungen des Projektes erfüllen. Durch eine Empfehlung war die Stadtverwaltung Vaihingen auf die FRANKENRASTER GmbH aufmerksam geworden.

Auf Empfehlung eines in unserer Region angesiedelten Unternehmens haben wir uns mit einem Projekt an die FRANKENRASTER GmbH gewandt. Da es sich um sensible Daten handelte, war der Datenschutz für uns ein wichtiges Thema", sagt Melanie Klaiber von der Personal- und Organisationsabteilung der Stadtverwaltung Vaihingen.

Die FRANKENRASTER ist spezialisiert auf die Digitalisierung von Akten jeder Art. Die Verarbeitung der 248 Mikrofiche Jackets und der 9 Rollfilme konnte problemlos umgesetzt werden.

Projektablauf

Nach Erhalt der zu digitalisierenden Vorlagen wurden diese durch die FRANKENRASTER gesichtet, eingescannt und erfasst. Anschließend wurden der Stadtverwaltung Vaihingen die digitalen Daten zur Verfügung gestellt. Die Rollfilme und Jackets gingen an die Stadtverwaltung zurück.

Dank umfassender Erfahrung mit der Verarbeitung von sensiblen Kundendaten konnte die FRANKENRASTER die Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen für diesen Auftrag garantieren. Als eines von nur 400 Unternehmen deutschlandweit hat die FRANKENRASTER ihr Informationssicherheits-Managementsystem nach den Richtlinien der DIN ISO 27001 prüfen und zertifizieren lassen.

Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Momentan steht zwar kein weiteres Projekt an, aber falls wir wieder einen Auftrag zur Digitalisierung von Akten zu vergeben hätten, würden wir uns wahrscheinlich wieder an die FRANKENRASTER GmbH wenden", so Melanie Klaiber.
Über die Stadtverwaltung Vaihingen an der Enz

Die Stadtverwaltung Vaihingen an der Enz umfasst insgesamt ca. 500 Mitarbeiter. Sie ist in unterschiedliche Ämter und Abteilungen eingeteilt, für das Digitalisierungsprojekt war die Personal- und Organisationsabteilung zuständig.

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