Ein Schritt in Richtung elektronisches Rathaus
Die Stadt Vaihingen an der Enz liegt im Landkreis Ludwigsburg in Baden-Württemberg. Mit etwa 24 km Entfernung zu Stuttgart gehört sie zur Metropolregion der Landeshauptstadt. Die Große Kreisstadt zählt ca. 30.000 Einwohner und ist vor allem für den Weinanbau bekannt.
Wie in jeder Verwaltung gab es auch bei der Stadtverwaltung Vaihingen an der Enz eine große Menge an Altakten. Besonders schwierig für die Personal- und Organisationsabteilung war der Zugriff auf die Daten, die in Form von Mikrofiche Jackets und Rollfilmen gespeichert waren. Damit den Mitarbeitern die Arbeit künftig deutlich leichter und schneller von der Hand geht, entschied sich die Stadt Vaihingen bereits im Jahr 2014 dazu, die entsprechenden Unterlagen zu digitalisieren. So sollten die Angestellten der Stadtverwaltung über Ihren PC mit nur wenigen Klicks direkten Zugriff auf die Daten haben.
Da die Digitalisierung dieser Vorlagen hausintern nicht möglich war, wurde nach einemexternen Dienstleister gesucht. Vor allem war es der Stadtverwaltung wichtig, dass der Anbieter die hohen Datenschutzanforderungen erfüllte. Schließlich handelte es sich um Personalakten, deren sensible Inhalte besonderem Schutzunterliegen. Durch eine Empfehlung war die Stadtverwaltung Vaihingen auf die FRANKENRASTER GmbH aufmerksam geworden.
„Gerade weil es sich um sensible Daten handelte, war der Datenschutz für uns ein wichtiges Thema. Auf Empfehlung eines in unserer Region angesiedelten Unternehmens haben wir uns mit unserem Projekt an die FRANKENRASTER GmbH gewandt.“, erklärt Melanie Klaiber von der Personal- und Organisationsabteilung der Stadtverwaltung Vaihingen.
Die FRANKENRASTER GmbH ist spezialisiert auf die Digitalisierung von Akten jeder Art. Die Verarbeitung der 248 Mikrofiche Jackets und der 9 Rollfilme konnte problemlos umgesetzt werden. Nach Erhalt der zu digitalisierenden Vorlagen wurden diese durch die FRANKENRASTER gesichtet, eingescannt und erfasst. Anschließend wurden der Stadtverwaltung Vaihingen die digitalen Daten zur Verfügung gestellt. Die Rollfilme und Jackets gingen an die Stadtverwaltung zurück. Dank umfassender Erfahrung mit der Verarbeitung von sensiblen Kundendaten konnte die FRANKENRASTER die Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen für diesen Auftrag garantieren. Als eines von nur wenigen Unternehmen deutschlandweit hat die FRANKENRASTER ihr Informationssicherheits-Managementsystem nach den Richtlinien der DIN ISO 27001 prüfen und zertifizieren lassen.
„Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Falls wir wieder einen Auftrag zur Digitalisierung von Akten zu vergeben haben, würden wir uns wieder an die FRANKENRASTER GmbH wenden“, so Melanie Klaiber über das Projekt 2014.
Seitdem ist FRANKENRASTER für die Stadt Vaihingen zum vertrauensvollen Partner für Digitalisierung geworden. Gemeinsam wurden diverse Projekte umgesetzt, darunter auch das Scannen der Ausländerakten im Jahr 2019. Unter den insgesamt 8.000 Ordnern, die das Team des Scandienstleisters verarbeitete, waren neben den Ausländerakten auch sehr alte Personalakten. Zusätzlich zum hohen Datenschutzachteten die Mitarbeiter der FRANKENRASTER deswegen auch besonders darauf, die fragilen Unterlagen während des Verarbeitungsprozesses nicht zu beschädigen.
Thomas Werner, Projektverantwortlicher der Stadt Vaihingen fasst das Ergebnis des Projektes mit FRANKENRASTER zusammen:
„gut, schnell und zuverlässig.“
Nach wie vor ist die Stadtverwaltung sehr zufrieden mit den Leistungen der FRANKENRASTER: „Auch weitere Projekte werden in Zukunft gemeinsam angegangen.“
Über die Stadtverwaltung Vaihingen an der Enz:
Die Stadtverwaltung Vaihingen an der Enz umfasst insgesamt ca. 600 Mitarbeiter. Das Rathaus ist in unterschiedliche Ämter und Abteilungen eingeteilt, für das Digitalisierungsprojekt war die Personal- und Organisationsabteilung zuständig.
