Das in der Region Schwarzwald-Baar-Heuberg gelegene Trossingen besticht durch seinen Kleinstadtcharme und die zahlreichen kulturellen Angebote, die es seinen Einwohnern und Besuchern bietet. Besonders bekannt ist Trossingen für seine musikalische Ausrichtung. Neben einer staatlichen Hochschule für Musik und anderer Einrichtungen mit thematischem Bezug zeichnet sich die Stadt durch eine traditionsreiche Musikinstrumentenindustrie aus. Trossingen liegt im Landkreis Tuttlingen im Bundesland Baden-Württemberg und zählt etwa 17.000 Einwohner. Die Stadtverwaltung ist in zwei Dezernate unterteilt. Das Dezernat I ist zuständig für Organisation und Bürgerservice sowie Ordnung und Soziales, das Dezernat II für die Vermögensverwaltung und die Infrastruktur.
Das Personalamt der Stadt Trossingen, das dem Dezernat I zugeordnet ist, betreut insgesamt 300 Personalfälle. Das Programm enaio® des FRANKENRASTER-Partners OPTIMAL SYSTEMS war bereits vorhanden. Um es auch vollumfänglich nutzen zu können, beschloss die Stadtverwaltung, die Personalakten des Hauses digitalisieren zu lassen.
„Unser Rechenzentrum hat uns dabei FRANKENRASTER empfohlen“, erinnert sich das Personalbüro.
Die Abteilung hatte zusammen mit OPTIMAL SYSTEMS zuvor das neue DMS-System implementiert und wurde so auf deren enge Zusammenarbeit mit dem Scandienstleister aufmerksam.
„Ohnehin wäre es uns allein wegen der fehlenden Personalkapazität unmöglich gewesen, die Akten selbst zu scannen.“
Insgesamt mussten 300 Personalakten gescannt werden. Neben den Personalakten der Stadt Trossingen und des Eigenbetriebs mussten auch die Personalakten aus zwei Gemeinden der Verwaltungsgemeinschaft sowie von zwei Vereinen und zwei GmbHs verscannt werden. Gemeinsam mit FRANKENRASTER wurde eine einheitliche Struktur erarbeitet, nach der die digitalen Unterlagen künftig gepflegt werden sollten. Die Mitarbeiterinnen des Personalamts loben die gute, freundliche und sehr kompetente Betreuung sowohl direkt vor Ort als auch telefonisch.
Um die Dokumente für den Scan vorzubereiten, entfernte das Produktionsteam der FRANKENRASTER zunächst alle Heftklammern und Tackernadeln, strich geknickte Seiten glatt und arrangierte alle Notizzettel so, dass keinerlei enthaltene Informationen verdeckt wurden. Darauf folgte der eigentliche Scanvorgang mit anschließender Anreicherung der Dateien mit den nötigen Metadaten.
Die Mitarbeiterinnen des Personalamts waren von der guten Organisation und der schnellen Abwicklung des Projekts begeistert und würden nach eigener Aussage die Firma Frankenraster sofort weiterempfehlen.
Über die Stadt Trossingen
Trossingen liegt im Landkreis Tuttlingen, Baden-Württemberg und zählt etwa 17.000 Einwohner. Die Stadtverwaltung ist in zwei Dezernate unterteilt, die sich zum einen mit organisatorischen Aufgaben und dem Bürgerservice befassen, zum anderen den Finanz- sowie den Baubereich betreuen.
