FRANKENRASTER digitalisiert für den Anlagenbauer rund 6500 Ordnern und sorgt für die sichere Lagerung von 2000 Ordnern
Was tun mit insgesamt rund 6500 Ordnern, wenn das Archivgebäude in die Jahre gekommen ist? Bei der STOPA Anlagenbau GmbH aus dem baden-württembergischen Achern entschied man sich für einen zukunftsfähigen Weg, die Digitalisierung der Unterlagen bei FRANKENRASTER. Zusätzlich lagern inzwischen rund 2000 Ordner im Hochsicherheitsarchiv in Buchdorf - bestens geschützt vor Feuer, Wasser und unberechtigten Zugriffen.
Von der Logistik über die Digitalisierung bis hin zur on-Demand Abfrage: Edgar Börsig, Prokurist von STOPA, zieht eine positive bilanz der Zusammenarbeit mit FRANKENRASTER: "Das war eine gute Entscheidung", so sein Fazit. Bei der Abholung der Akten arbeiteten die Auszubildenden von STOPA mit dem FRANKENRASTER-Logistik-Team Hand in Hand.
Das war eine sehr harmonische Zusammenarbeit", erinnert er sich.
Einfacher Zugriff auch während der Digitalisierung
Während die Ordner zu Digitalisierung im bayerischen Buchdorf waren, benötigte der Anlagenbauer mehrfach Unterlagen daraus. Um den Kunden diese Flexibilität zu ermöglichen, bietet FRANKENRASTER einen Service-on-Demand (SOD) an. Benötigte Dokumente werden herausgesucht und dem Kunden dann kurzfristig digital oder auf dem Postweg zur Verfügung gestellt. "Das hat jedes Mal sehr gut geklappt", sagt Edgar Börsig. Was während der Projektphase galt, funktioniert natürlich auch für die rund 2000 STOPA-Ordner, die jetzt im Hochsicherheitsarchiv im bayerischen Buchdorf lagern. Anruf, E-Mail oder Fax des autorisierten STOPA-Mitarbeiters genügt, und schon kurze Zeit später stehen die gewünschten Unterlagen bereit.
Archivneubau? Einfach gespart!
Für die STOPA Anlagenbau GmbH hat sich die Digitalisierung bei FRANKENRASTER in wahrsten Sinne des Wortes gerechnet. Aufwendige Renovierungsarbeiten oder gar ein Neubau des Firmenarchivs konnten so eingespart werden.
Kürzer geworden sind mit dem digitalen Zugriff auch die Wege und die Zeit, die bisher für das Suchen von Dokumenten verwendet werden musste.
Im Zuge der Digitalisierung wurden die Dateien von FRANKENRASTER zusätzlich mit einer Volltextsuche (OCR) versehen.
Suche ich jetzt in enem Ordner beispielsweise nach einer bestimmten Firma, kann ich mir nun alle Stellen anzeigen lassen, an denen der Firmenname vorkommt. Das macht vieles einfacher", erklärt Edgar Börsig das Funktionsprinzip.
Auch auf die Sicherheit des STOPA-Archivs hat die Digitalisierung einen positiven Einfluss: "Man darf ja auch nicht vergessen, dass unsere Dokumente aufgrund unserer guten IT-Infrastruktur jetzt mehrfach gesichert sind. Davor waren sie nur einfach gesichert. Ein Brand oder Wasserschaden wäre da verheerend gewesen", so Börsig.
Über die STOPA Anlagenbau GmbH
Die STOPA Anlagenbau GmbH ist ein unabhängiger mittelständischer Anlagenbauer mit Sitz in Achern, südlich von Karlsruhe gelegen. 1963 gegründet, gehören wir heute in unserem Kerngeschäft, der Entwicklung und Produktion von automatischen Lager- und Bereitstellungssystemen, europaweit zu den führenden Anbietern. Der zentrale Geschäftsbereich Lagersysteme wird synergetisch von den Sparten Maschinenbau & Stahlbau sowie der Konzeption und Realisierung von Parksystemen flankiert.
