FRANKENRASTER scannt gesamten Aktenbestand - alle Vorlagen, alle Formate, alle Größen
Als Unfallversicherungsträger ist die Unfallkasse Post und Telekom verantwortlich für die Betreuung von rund 400.000 Versicherten. Für die UK PT war es wichtig, bequem und schnell auf die Bestandsakten zugreifen zu können. Daher entschied sich die UK PT für das Einscannen des gesamten Papieraktenbestandes durch einen externen Dienstleistungsanbieter. Dadurch sollte ein bequemer und schneller digitaler Zugriff auf alle Akten ermöglicht werden.
Wir wollten unseren kompletten Aktenbestand scannen lassen. Es handelte sich dabei um eine große Vielfalt an Vorlagen: Ordner, Akten, Bilder, Zeichnungen und vieles mehr. Eine besondere Herausforderung stellte das Aktengut mit Übergrößen dar", sagt Peter Strobel von der Unfallkasse Post und Telekom. "Wir haben das Projekt öffentlich ausgeschrieben. FRANKENRASTER unterbreitete uns das stimmigste und auch wirtschaftlichste Angebot, daher haben wir uns für das Unternehmen entschieden."
Projektablauf
Die zu digitalisierenden Unterlagen, Prdner, Akten, Bilder und Zeichnungen wurden vom Kunden in Container verpackt. Die verschlossenen Container wurden von der FRANKENRASTER beim Kunden abgeholt. Der komplette Transport wurde exakt dokumentiert. Bei der FRANKENRASTER wurden die unterschiedlichen Vorlagen zunächst für den Scanvorgang vorbereitet. Aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher Vorlagenarten und Formate wurden die Dokumente nicht nur aus den Ordnern gelöst und entklammert, sondern auch entfaltet und je nach Größe und Format dem jeweiligen Scanner zugeordnet. Diese gründliche Vorarbeit ermöglichte ein zügiges Scannen aller Vorlagen in optimaler Qualität. Nach dem Scannen wurde der Datensatz für den Kunden ausgelesen, mit den Originalen abgeglichen und auf einer Festplatte gespeichert. Diese wurde an den Kunden gesendet. Die Originale wurden bis zur Vernichtungsfreigabe bei der FRANKENRASTER eingelagert und entsprechend geltender Datenschutzrichtlinien vernichtet.
Der Gesamtumfang des Projektes umfasste 3.874.490 Blatt.
Die Zusammenarbeit mit der FRANKENRASTER war insgesamt sehr gut. Die FRANKENRASTER ging auf unsere Wünsche ein und zeigte sich in allen Belangen sehr kooperativ und kompetent. Das Projekt lief problemlos ab", so Peter Strobel. "Wir würden uns wieder für die FRANKENRASTER entscheiden."
Über die Unfallkasse Post und Telekom (UK PT)
Die Unfallkasse Post und Telekom (heute Berufsgenossenschaft für Transport und Verkehrswirtschaft) ist wie die Unfallversicherungsträger der gewerblichen Wirtschaft eine rechtlich selbstständige Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung. Die Unfallkasse Post und Telekom (UK PT) ist seit 1995 der gesetzliche Unfallversicherungsträger für die rund 400.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der aus der ehemaligen Deutschen Bundespost hervorgegangenen Aktiengesellschaften, ihre Tochterunternehmen und einer Reihe weiterer Einrichtungen.
