Personalakten in das digitale Zeitalter übertragen

Bevor aktive Personalakten gescannt werden können, ist eine Überlegung richtungsweisend für die weiteren Schritte: Welche Dateistruktur entspricht meinen Bearbeitungsvorgängen? Das lässt sich so veranschaulichen: Es ist nicht sinnvoll, eine Personalakte als ein Dokument zu scannen und in einer Datei zu speichern. Warum? Sie könnten bei den einzelnen Registern einer Akte nichts mehr hinzufügen oder ändern.

Erprobte Vorlagen für sinnvolle Klassifizierung

Eine Klassifizierung bestimmt die Logik beim Scanvorgang. Nur so können Sie sichergehen, dass Sie nach der Digitalisierung auch ungehindert an Ihren Akten weiterarbeiten können, Dokumente hinzufügen und ggf. auch ändern können. Klassifizierungen wie Vertragsdaten, Daten zur Person oder Personalentwicklung müssen erhalten bleiben. Das bedeutet: Sie müssen als einzelne Dokumente gescannt und abgespeichert werden.

Eine Klassifizierung, die sich in der Praxis als sinnvoll erwiesen hat, sieht so aus: Hauptordner bündeln die Themengebiete der Unterordner, in die wiederum die Ablage erfolgt. Beispielsweise trägt so ein Hauptordner den Titel „Daten zur Person“ und enthält folgende Unterordner: Checklisten, Stammdatenänderung, betriebliche Funktion, Pflichtschulungen, SB-Ausweis, SB-Schriftverkehr, persönliche Ereignisse und Aktennotizen. Alle Dokumente der Unterordner werden einzeln zu einer Datei gescannt. So können Sie nach der Digitalisierung in den Unterordner „Stammdaten“ Änderungen der Adresse, des Namens, der Bankverbindung und Ähnliches eines Mitarbeiters ablegen. Bei der Klassifizierung ist es auch wichtig, jedem Ordner einen eindeutigen Dateinamen zuzuweisen. Dies erfolgt am besten mit Namen und Geburtsdatum eines Mitarbeiters.

Denken Sie aber nicht nur an die gewünschte Klassifizierung, sondern auch an weitere Bedingungen, die die Digitalisierung Ihrer Akten mit sich bringt. Benötigen Sie beispielsweise Ihre Dokumente im Original zurück? Oder wünschen Sie einen On-Demand-Zugriff bei der Lagerung Ihrer Altakten? Wenden Sie sich hierbei stets an Ihren professionellen Ansprechpartner.

Scanzeit ist nicht gleich Arbeitszeit

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die Scangeschwindigkeit der Zeit entspricht, die man zum Digitalisieren von Akten braucht. Das ist weit gefehlt. Ein schneller Scanner ist natürlich von unschätzbarem Wert. Die Akten müssen jedoch vor dem Scannen entheftet, geglättet und entklammert werden. Nur so kann der Scanner auch ordentlich arbeiten. Wenn die Akten anschließend nicht vernichtet werden sollen, muss das Papier im Anschluss ans Scannen auch wieder geordnet abgeheftet werden. Das alles kostet Zeit. Falls Sie selber Scannen wollen, dürfen Sie hier in jedem Fall mit der doppelten Personalzeit rechnen.

Die Scanqualität – ein unterschätztes Kriterium

Als Personaler haben Sie bestimmt schon einmal eine Bewerbung per Mail bekommen, bei denen die Zeugnisse in einer niedrigen Qualität gescannt wurden, damit die verschickte Datei nicht zu groß wird. Es gibt angenehmeres, als Dokumente zu lesen, bei denen man das Gefühl hat, man bräuchte eine Brille oder müsste die eigene einmal überprüfen lassen. Jetzt stellen Sie sich vor, so oder so ähnlich lesen sich Ihre gesamten Personalakten nach der Digitalisierung!

Manche Firmen denken bei Scannen nur an den Preis oder machen es gar selbst. Die Scanqualität ist jedoch ein unterschätztes Kriterium bei der Digitalisierung. Viele Geräte scannen schnell und gut, aber das Endergebnis überzeugt nicht. Die Qualität ist lediglich befriedigend. Dies ist oft bei günstigen Scandienstleistern der Fall. Jetzt müssen Sie aber jeden Tag mit dieser Qualität arbeiten. Da sinkt die Laune schnell auf den Tiefpunkt und die Vorteile der Digitalisierung werden überschattet. Machen Sie es besser. Achten Sie auf hervorragende Scanqualität – denn das digitale Blatt wird Ihr tägliches Brot.

Aber - Rechnet sich so ein Digitalisierungsprozess beim professionellen Dienstleister auch? Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

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